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Bestandseinstellungen

Verwenden Sie Bestandseinstellungen, um festzulegen, wie Bestellfix Bestände führt, Wareneingänge verarbeitet, Bestandsbewegungen bucht und Nachbestellungen vorschlägt. Bestandseinstellungen sind unternehmensspezifisch. Wenn Sie mehrere Unternehmen oder Standorte verwalten, stellen Sie sicher, dass das richtige Unternehmen ausgewählt ist, bevor Sie Bestandseinstellungen ändern.

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Was gehört zu den Bestandseinstellungen?

Bestandseinstellungen umfassen die Einrichtungsdaten hinter Ihren Bestandsprozessen:

• Lagereinheiten
• Zutaten
• Produkt-zu-Zutat-Zuordnungen
• Rezepte und Rezeptpositionen
• Bestandswarnungen
• Nachbestellregeln
• POS-Integrationen und POS-Zuordnungen
• Einheiten und Verpackungsebenen

Diese Einstellungen helfen Bestellfix dabei, Bestände, Bestandswerte, Wareneingänge, Schwund, Umbuchungen und Bestellvorschläge zu berechnen.

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Lagereinheiten

Lagereinheiten sind die Orte, an denen Bestand gelagert wird. Beispiele:

• Hauptlager
• Trockenlager
• Kühlhaus
• Tiefkühlung
• Bar-Lager
• Zentrallager

Mit Lagereinheiten können Sie Bestand nach Standort oder Lagerbereich trennen.

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Lagereinheiten verwalten

So verwalten Sie Lagereinheiten:

1. Öffnen Sie Einstellungen
2. Gehen Sie zu Bestandseinstellungen
3. Öffnen Sie Lagereinheiten
4. Fügen Sie Lagereinheiten hinzu, bearbeiten oder löschen Sie diese

Eine Lagereinheit kann enthalten:

• Name
• Adresse
• Verknüpfte Lieferorte

Lagereinheiten werden verwendet, wenn Wareneingänge erfasst, Schwund gebucht, Umbuchungen erstellt und Bestandsberichte angezeigt werden.

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Zutaten

Zutaten sind die Bestandsartikel, die im Lager geführt werden. Beispiele:

• Tomaten
• Rindfleisch
• Mehl
• Milch
• Wein
• Reinigungsmittel

Jede Zutat gehört zu einem Unternehmen und hat in der Regel eine Basiseinheit, zum Beispiel kg, l, Flasche oder Stück.

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Zutaten verwalten

So verwalten Sie Zutaten:

1. Öffnen Sie Bestandseinstellungen
2. Öffnen Sie Zutaten
3. Fügen Sie Zutaten hinzu oder bearbeiten Sie bestehende Zutaten
4. Wählen Sie die Basiseinheit aus
5. Speichern Sie die Zutat

Zutaten können zusätzliche Angaben enthalten, zum Beispiel Allergene oder den Aktiv-Status.

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Produktzuordnungen

Produktzuordnungen verbinden Lieferantenprodukte mit Ihren internen Zutaten. Das ist wichtig, weil Bestellungen mit Lieferantenprodukten aufgegeben werden, der Bestand aber über Zutaten geführt wird. Beispiel: Wenn eine Bestellung als Wareneingang erfasst wird, nutzt Bestellfix die Zuordnung, um zu erkennen, welche Zutat im Bestand erhöht werden soll.

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Verpackung und Umrechnungsfaktoren

Einige Produkte haben Verpackungsebenen, zum Beispiel:

• Karton
• Kiste
• Flasche
• Sack
• Kilogramm
• Liter

Bestellfix kann Verpackungsebenen und Umrechnungsfaktoren speichern, damit gelieferte Bestellmengen in die richtige Basismenge umgerechnet werden. Beispiel: Wenn ein bestelltes Produkt 10 kg Tomaten entspricht, erhöht die gelieferte Menge 2 den Tomatenbestand um 20 kg.

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Rezepte

Rezepte legen fest, wie Zutaten zur Herstellung von Gerichten oder vorbereiteten Produkten verwendet werden. Rezepte können enthalten:

• Zutaten
• Mengen pro Portion
• Putz-, Gar- oder Verlustprozentsätze
• Unterrezepte
• Standard-Ausbuchungslager

Rezepte werden für Bestandsausbuchungen, POS-Zuordnungen und Kalkulationen verwendet.

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Rezeptpositionen

Rezeptpositionen definieren die Zutaten oder Unterrezepte innerhalb eines Rezepts. Eine Rezeptposition kann entweder enthalten:

• Eine Zutat
• Ein untergeordnetes Rezept / Unterrezept

So können Sie Rezepte aus anderen Rezepten aufbauen, zum Beispiel Saucen, Marinaden, Teige oder vorbereitete Komponenten.

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Wareneingänge in den Bestand übernehmen

Wenn Sie eine Bestellung erhalten, kann Bestellfix die bestellten Produkte in den Bestand übernehmen. Das System prüft:

• Welche Bestellpositionen enthalten sind
• Ob jedes Produkt einer Zutat zugeordnet ist
• Welche Lagereinheit den Bestand erhält
• Die gelieferte Menge
• Den Einstandspreis je Einheit
• Ob eine Position bereits gebucht wurde

Nur zugeordnete Produkte können korrekt in den Bestand gebucht werden.

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Bestandsjournal

Bestellfix führt Bestand über Journaleinträge. Häufige Arten von Bestandsbewegungen sind:

• RECEIPT: Bestand aus einem Wareneingang
• ISSUE: Bestand wurde verbraucht oder ausgebucht
• WASTE: Bestand wurde als Schwund entfernt
• ADJUST: Bestand wurde nach einer Inventur korrigiert
• TRANSFER_OUT: Bestand wurde aus einer Lagereinheit herausgebucht
• TRANSFER_IN: Bestand wurde in eine andere Lagereinheit eingebucht

Das Journal bildet die Bewegungshistorie und den aktuellen Bestand je Zutat und Lagereinheit.

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Inventuren

Inventuren werden verwendet, um gezählte Bestände mit dem Buchbestand zu vergleichen. Typischer Ablauf:

1. Inventursitzung für eine Lagereinheit starten
2. Gezählte Mengen für Zutaten erfassen
3. Inventur buchen
4. Bestellfix erstellt Korrektureinträge für Differenzen

Offene Inventuren können fortgeführt werden, bis sie gebucht werden.

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Schwund

Schwundbuchungen reduzieren den Bestand. Verwenden Sie Schwund, wenn Zutaten verloren gehen, verderben, beschädigt werden oder aus dem verwendbaren Bestand entfernt werden. Schwund kann gebucht werden für:

• Eine einzelne Zutat
• Mehrere Zutaten gleichzeitig

Jede Schwundbuchung erstellt eine negative Bestandsbewegung.

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Umbuchungen

Umbuchungen bewegen Bestand zwischen Unternehmen oder Lagereinheiten. Typischer Ablauf:

1. Umbuchung erstellen
2. Zutaten und Mengen hinzufügen
3. Umbuchung versenden
4. Umbuchung am Zielort empfangen

Eine Umbuchung erzeugt:

• TRANSFER_OUT am Ausgangsort
• TRANSFER_IN am Zielort

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Bestandswarnungen

Bestandswarnungen informieren Sie, wenn Bestand unter oder über einem festgelegten Grenzwert liegt. Sie können Warnungen konfigurieren nach:

• Zutat
• Lagereinheit
• Mindest- oder Höchstwert
• Aktiv-Status

Warnungen können im Dashboard ausgeblendet werden, ohne die Warnungskonfiguration zu löschen.

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Warnungshistorie

Bestellfix speichert eine Warnungshistorie, wenn Grenzwerte verletzt werden. Sie können vergangene Warnungsereignisse prüfen und einzelne Historieneinträge ausblenden, wenn sie nicht mehr relevant sind. Das Dashboard zeigt aktive, nicht ausgeblendete Warnungen, bei denen der Grenzwert weiterhin verletzt ist.

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Nachbestellregeln

Nachbestellregeln helfen Bestellfix, neue Bestellungen vorzuschlagen. Eine Nachbestellregel kann festlegen:

• Zutat
• Lagereinheit
• Bevorzugter Lieferant
• Nachbestellgrenze
• Zielmenge
• Ausgeschlossene Lagereinheiten

Nachbestellregeln werden verwendet, um Bestellvorschläge zu erstellen, wenn Bestand niedrig ist oder aufgefüllt werden sollte.

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Bestellvorschläge

Bestellvorschläge werden aus Nachbestellregeln erzeugt. Sie können:

• Bestellvorschläge prüfen
• Vorgeschlagene Mengen anpassen
• Vorschläge verwerfen
• Vorschläge bis zu einem späteren Datum zurückstellen
• Verworfene oder zurückgestellte Vorschläge erneut öffnen
• Vorschläge als bestellt markieren
• Einen Vorschlag als Bestellvorschau verwenden

Bestellvorschläge helfen dabei, Bestandsengpässe schneller in Lieferantenbestellungen umzuwandeln.

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POS-Integrationen

POS-Integrationen verbinden Verkaufsdaten mit dem Bestandsverbrauch. Bestellfix unterstützt POS-Zuordnungen, sodass verkaufte Artikel Zutaten aus dem Bestand ausbuchen können. Je nach Einrichtung können POS-Verkäufe aus hochgeladenen CSV-Dateien verarbeitet werden.

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POS-Zuordnungen

POS-Zuordnungen verbinden POS-Artikel mit:

• Rezepten
• Zutaten

Wenn POS-Verkäufe verarbeitet werden, kann Bestellfix die richtigen Zutatenmengen aus dem Bestand ausbuchen. Beispiel: Wenn ein POS-Artikel nicht zugeordnet ist, kann er nicht korrekt aus dem Bestand ausgebucht werden.

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Bestandsberichte

Bestandsberichte helfen Ihnen, Folgendes zu prüfen:

• Aktuelle Bestände
• Bestandsbewegungen
• Bestandswerte
• Zutatenaktivität
• Wareneinsatz
• Lagerzusammensetzung
• Kritische Bestände
• Noch nicht übernommene Bestellungen

Berichte können nach Datum, Zutat, Lagereinheit, Rezept, Buchungsart und Bestandsaktivität gefiltert werden.

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Bestandsdaten im Dashboard

Das Bestands-Dashboard kann anzeigen:

• Kritisch niedrige Bestände
• Aktuelle Bestandsbewegungen
• Lagerzusammensetzung
• Noch nicht in den Bestand übernommene Bestellungen
• Aktive Warnungen

So erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre operative Bestandssituation.

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Bewährte Vorgehensweisen

• Legen Sie Lagereinheiten an, bevor Sie Wareneingänge erfassen
• Erstellen Sie Zutaten, bevor Sie Produkte zuordnen
• Ordnen Sie häufig bestellte Lieferantenprodukte frühzeitig zu
• Verwenden Sie klare Zutatennamen
• Halten Sie Basiseinheiten einheitlich
• Setzen Sie Warnungen nur für wichtige Bestandsartikel
• Verwenden Sie Nachbestellregeln für regelmäßig aufzufüllende Artikel
• Prüfen Sie nicht zugeordnete Produkte regelmäßig
• Buchen Sie Wareneingänge zeitnah
• Nutzen Sie Inventuren, um Bestandsdifferenzen zu korrigieren

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Fehlerbehebung

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Produkt kann nicht in den Bestand übernommen werden

Prüfen Sie, ob:

• Das Produkt einer Zutat zugeordnet ist
• Die Zutat existiert
• Eine Lagereinheit ausgewählt wurde
• Das Produkt einen gültigen Umrechnungsfaktor hat
• Die Position nicht bereits gebucht wurde

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Bestand wirkt falsch

Prüfen Sie:

• Journalhistorie der Zutat
• Gelieferte Mengen
• Schwundbuchungen
• Inventurkorrekturen
• Ein- und ausgehende Umbuchungen
• Ausgewählte Lagereinheit

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Warnung erscheint nicht im Dashboard

Prüfen Sie, ob:

• Die Warnung aktiv ist
• Die Warnung nicht ausgeblendet ist
• Der Bestand den Grenzwert weiterhin verletzt
• Das richtige Unternehmen ausgewählt ist

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Bestellvorschlag erscheint nicht

Prüfen Sie, ob:

• Eine Nachbestellregel existiert
• Der Zutatenbestand unter dem Grenzwert liegt
• Die Lagereinheit nicht ausgeschlossen ist
• Der Vorschlag nicht verworfen oder zurückgestellt wurde
• Der Unternehmenskontext korrekt ist

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POS-Upload bucht keinen Bestand aus

Prüfen Sie, ob:

• Die POS-Integration existiert
• CSV-Regeln konfiguriert sind
• POS-Artikelcodes zur Zuordnung passen
• POS-Artikel Rezepten oder Zutaten zugeordnet sind
• Rezepte gültige Zutatenpositionen haben

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Bestandswert fehlt oder ist null

Prüfen Sie, ob:

• Wareneingänge Einstandspreise enthalten
• Produkte mit Preisen oder manuellen Kostenüberschreibungen erfasst wurden
• Für die Zutat frühere Wareneingangskosten vorhanden sind
• Journaleinträge korrekt gebucht wurden

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