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Wareneingang Im Wareneingang bestätigen Sie gelieferte Mengen und übernehmen erhaltene Produkte in den Bestand.
Wenn eine Bestellung als Wareneingang erfasst wird, prüft Bestellfix die Produktzuordnungen und rechnet bestellte Produkte in Zutatenbestand um.
Was Wareneingang bedeutet Eine Bestellung als Wareneingang zu erfassen bedeutet:
Prüfen, welche Produkte geliefert wurden
Gelieferte Mengen bestätigen
Lagereinheit auswählen
Zugeordnete Produkte in den Bestand übernehmen
Einträge im Bestandsjournal erzeugen
Bestellpositionen als erhalten markieren
Warum der Wareneingang wichtig ist Der Wareneingang verbindet den Einkauf mit der Bestandsverwaltung.
Ohne Wareneingang Mit Wareneingang Bestellungen bleiben reine Bestelldaten Bestellungen aktualisieren den Bestand Der Bestand verändert sich nicht Der Bestand erhöht sich automatisch Lieferabweichungen werden nicht erfasst Abweichungen können dokumentiert werden Der Bestandswert kann unvollständig sein Der Bestandswert kann aktualisiert werden
Grundlegender Ablauf
Bestellung öffnen
Alle Bestellpositionen prüfen
Prüfen, ob jedes Produkt zugeordnet ist
Lagereinheit auswählen
Gelieferte Menge eingeben
Bei Bedarf Notizen ergänzen
Wareneingang buchen
Wareneingangsvorschau Bevor eine Bestellung in den Bestand übernommen wird, kann Bestellfix eine Wareneingangsvorschau anzeigen.
Die Vorschau zeigt:
Feld Bedeutung Produkt Bestelltes Lieferantenprodukt Bestellte Menge Menge aus der Bestellung Preis Produktpreis aus der Bestellung Zuordnungsstatus Gibt an, ob das Produkt zugeordnet ist Zutat Zutat, die aktualisiert wird Faktor Umrechnungsfaktor Gesamte Basismenge Menge, die dem Bestand hinzugefügt wird Bereits gebucht Gibt an, ob die Position bereits erfasst wurde Letzter Produktpreis Zuletzt bekannter Preis für dasselbe Produkt
Zugeordnete und nicht zugeordnete Produkte Nur zugeordnete Produkte können in den Zutatenbestand übernommen werden.
Produktstatus Ergebnis Zugeordnet Kann in den Bestand übernommen werden Nicht zugeordnet Kann nicht in den Zutatenbestand gebucht werden Bereits erhalten Wird nicht erneut gebucht
Produkte müssen zugeordnet sein, bevor sie den Zutatenbestand automatisch erhöhen können.
Wie Mengen berechnet werden Wenn eine Bestellposition als Wareneingang erfasst wird, verwendet Bestellfix die gelieferte Menge und den Umrechnungsfaktor aus der Produktzuordnung.
Formel:
Gelieferte Menge × Faktor = Zutatenmenge Beispiel:
Gelieferte Menge Faktor Hinzugefügter Zutatenbestand 1 Kiste 10 kg 10 kg 2 Kisten 10 kg 20 kg 5 Packungen 1,5 kg 7,5 kg
Beispiel Ein Lieferant liefert Tomaten in Kisten.
Feld Wert Bestelltes Produkt Kiste Tomaten Bestellte Menge 3 Kisten Gelieferte Menge 2 Kisten Zutat Tomaten Faktor 10 kg Lagereinheit Hauptküche Bestandserhöhung 20 kg
Da nur 2 Kisten geliefert wurden, fügt Bestellfix dem Bestand 20 kg Tomaten hinzu.
Bestellte Menge und gelieferte Menge Die bestellte Menge ist die Menge, die angefordert wurde.
Die gelieferte Menge ist die Menge, die tatsächlich eingetroffen ist.
Bestellt Geliefert Abweichung 5 Kisten 5 Kisten 0 5 Kisten 4 Kisten -1 5 Kisten 6 Kisten +1
Abweichung Die Abweichung zeigt die Differenz zwischen gelieferter und bestellter Menge.
Formel:
Gelieferte Menge - bestellte Menge = Abweichung Beispiele:
Bestellte Menge Gelieferte Menge Abweichung 10 10 0 10 8 -2 10 12 +2
Nutzen Sie Notizen, um Abweichungen zu erklären, zum Beispiel fehlende Artikel, beschädigte Ware, Ersatzartikel oder Überlieferungen.
Lagereinheit Jeder Wareneingang benötigt eine Lagereinheit.
Die Lagereinheit legt fest, wo der Zutatenbestand hinzugefügt wird.
Beispiele:
Lagereinheit Typische Verwendung Hauptküche Frische Ware und täglicher Verbrauch Trockenlager Trockenwaren Kühlhaus Gekühlte Produkte Bar-Lager Getränke und Barprodukte Tiefkühlung Tiefgekühlte Produkte
Wenn die falsche Lagereinheit ausgewählt wird, wird der Bestand am falschen Lagerort erhöht.
Eintrag im Bestandsjournal Wenn ein zugeordnetes Produkt gebucht wird, erstellt Bestellfix einen Eintrag im Bestandsjournal.
Die Buchungsart ist in der Regel:
RECEIPTDer Journaleintrag kann folgende Informationen enthalten:
Feld Bedeutung Zutat Erhaltene Zutat Lagereinheit Lagerort, an dem Bestand hinzugefügt wurde Menge Umgerechnete Zutatenmenge Einstandspreis je Einheit Kosten pro Basiseinheit der Zutat Wert Menge multipliziert mit dem Einstandspreis Referenz Zugehörige Bestellposition Datum Zeitpunkt der Wareneingangsbuchung
Einstandspreis je Einheit Wenn beim Wareneingang ein Preis erfasst wird, kann Bestellfix daraus den Einstandspreis je Basiseinheit der Zutat berechnen.
Beispiel:
Produktpreis Faktor Einstandspreis je Einheit 20,00 € pro Kiste 10 kg 2,00 €/kg 12,00 € pro Kiste 12 l 1,00 €/l 5,00 € pro Packung 0,25 kg 20,00 €/kg
Wenn kein Preis erfasst wird, kann Bestellfix den gleitenden Durchschnittspreis verwenden.
Teilwareneingang Sie können auch weniger als die bestellte Menge als Wareneingang erfassen.
Beispiel:
Bestelltes Produkt Bestellt Geliefert Ergebnis Tomatenkiste 5 3 3 Kisten werden gebucht Milchkiste 4 4 Vollständig erhalten Butterpackung 10 0 Kein Bestand wird hinzugefügt
Wenn die gelieferte Menge 0 ist, wird kein Bestand hinzugefügt. Die Position kann trotzdem als erhalten markiert werden.
Notizen Nutzen Sie Notizen, um Lieferabweichungen zu erklären.
Beispiele:
Situation Beispielnotiz Fehlendes Produkt Lieferant hat nur 3 von 5 Kisten geliefert Beschädigte Ware 1 Kiste beschädigt, nicht angenommen Ersatzartikel Durch ähnliches Produkt ersetzt Preisabweichung Preis weicht von der Bestellung ab Qualitätsproblem Ware angenommen, Qualität aber niedriger als erwartet
Bereits erhaltene Positionen Bestellfix prüft, ob eine Bestellposition bereits in den Bestand gebucht wurde.
Dadurch werden doppelte Bestandsbuchungen vermieden.
Status Bedeutung Nicht erhalten Kann gebucht werden Bereits erhalten Sollte nicht erneut gebucht werden Bereits im Journal Wareneingangsbewegung existiert bereits
Dadurch wird verhindert, dass dieselbe Lieferung versehentlich doppelt zum Bestand hinzugefügt wird.
Fehlende Zuordnungen Wenn eine Position keine Produktzuordnung hat, kann sie nicht in den Bestand übernommen werden.
Häufige Gründe:
Das Produkt ist neu
Die Zutat wurde noch nicht angelegt
Das Produkt wurde ersetzt
Das Produkt wurde umbenannt
Die Zuordnung wurde gelöscht
Das Produkt soll den Bestand nicht beeinflussen
Fehlende Zuordnungen beheben So beheben Sie eine fehlende Zuordnung:
Öffnen Sie das nicht zugeordnete Produkt
Wählen oder erstellen Sie die richtige Zutat
Geben Sie den korrekten Faktor ein
Speichern Sie die Zuordnung
Kehren Sie zur Wareneingangsseite zurück
Fahren Sie mit dem Buchen des Wareneingangs fort
Lieferdatum Das Lieferdatum kann an der Bestellung gespeichert werden.
Das hilft bei Berichten und in der Lieferhistorie.
Datumsfeld Bedeutung Voraussichtliches Lieferdatum Erwartetes Lieferdatum Lieferdatum Tatsächliches Lieferdatum Bestellt am Datum, an dem die Bestellung erstellt wurde
Berichte können das Lieferdatum verwenden, um anzuzeigen, wann Produkte tatsächlich eingetroffen sind.
Einzelne Position erfassen Wenn Sie eine einzelne Position erfassen, prüfen Sie:
Produktname
Bestellte Menge
Gelieferte Menge
Zuordnung
Faktor
Lagereinheit
Einstandspreis je Einheit
Notizen
Buchen Sie die Position anschließend in den Bestand.
Mehrere Positionen erfassen Beim Erfassen mehrerer Positionen kann Bestellfix mehrere Bestellzeilen gleichzeitig verarbeiten.
Jede Zeile kann eigene Angaben haben:
Gelieferte Menge
Lagereinheit
Einstandspreis je Einheit
Notiz
Das ist hilfreich, wenn verschiedene Artikel in unterschiedliche Lagereinheiten eingelagert werden.
Beispiel für eine Wareneingangstabelle Produkt Bestellt Geliefert Zuordnung Lager Ergebnis Tomatenkiste 5 4 Tomaten, 10 kg Hauptküche +40 kg Milchkiste 3 3 Milch, 12 l Kühlhaus +36 l Butterpackung 10 8 Butter, 0,25 kg Kühlhaus +2 kg Reinigungstabs 2 2 Nicht zugeordnet Trockenlager Keine Bestandsbewegung
Wareneingang und Bestandswert Der Wareneingang kann sowohl Menge als auch Wert aktualisieren.
Beispiel:
Produkt Geliefert Faktor Produktpreis Auswirkung auf den Bestand Tomatenkiste 2 10 kg 20,00 € pro Kiste +20 kg zu 2,00 €/kg Milchkiste 3 12 l 12,00 € pro Kiste +36 l zu 1,00 €/l
Wareneingang und Berichte Daten aus Wareneingängen können in Berichten erscheinen.
Nützliche Berichte sind zum Beispiel:
Bestandsbewegungen
Zutaten-Journalhistorie
Berichte nach Lieferort
Bestandswertberichte
Lieferantenbestellberichte
Berichte zu nicht übernommenen Bestellungen
Nicht übernommene Bestellungen Eine nicht übernommene Bestellung ist eine Bestellung, bei der noch Positionen nicht in den Bestand gebucht wurden.
Das bedeutet in der Regel:
Die Bestellung wurde noch nicht als Wareneingang erfasst
Einige Produkte sind nicht zugeordnet
Einige Positionen wurden übersprungen
Einige Positionen müssen noch bestätigt werden
Häufige Probleme Produkt erscheint nicht im Bestand Prüfen Sie:
Produkt ist zugeordnet
Die richtige Zutat ist ausgewählt
Gelieferte Menge ist größer als null
Richtige Lagereinheit wurde ausgewählt
Wareneingang wurde erfolgreich gebucht
Bestandsmenge ist zu hoch Prüfen Sie:
Produkt wurde nicht doppelt als Wareneingang erfasst
Faktor ist korrekt
Einheitenumrechnung ist korrekt
Gelieferte Menge ist korrekt
Verpackungsebene ist korrekt
Bestandsmenge ist zu niedrig Prüfen Sie:
Gelieferte Menge wurde korrekt eingegeben
Faktor ist nicht zu niedrig
Produktzuordnung verwendet die richtige Einheit
Es wurde nicht versehentlich eine Teillieferung eingegeben
Produkt wird als nicht zugeordnet angezeigt Prüfen Sie:
Produktzuordnung existiert
Zuordnung gehört zum richtigen Kundenunternehmen
Produktdatensatz ist derselbe wie bei der Bestellposition
Zutat existiert weiterhin
Zuordnung wurde nicht gelöscht
Position kann nicht erneut erfasst werden Die Position hat möglicherweise bereits einen RECEIPT-Journaleintrag oder eine gelieferte Menge.
Dadurch werden doppelte Bestandsbuchungen verhindert.
Bewährte Vorgehensweisen Zuordnungen vor dem Buchen prüfen Prüfen Sie vor dem Buchen immer die zugeordnete Zutat und den Faktor.
Tatsächlich gelieferte Mengen verwenden Übernehmen Sie nicht einfach die bestellten Mengen, wenn die Lieferung davon abweicht.
Richtige Lagereinheit auswählen Wählen Sie den tatsächlichen Lagerort aus, an dem das Produkt eingelagert wurde.
Notizen bei Abweichungen ergänzen Nutzen Sie Notizen für fehlende Produkte, beschädigte Ware, Preisabweichungen oder Ersatzartikel.
Hochwertige Produkte sorgfältig prüfen Seien Sie besonders sorgfältig bei teuren Produkten wie Fleisch, Fisch, Wein, Spirituosen und Spezialitäten.
Nicht zugeordnete Produkte frühzeitig korrigieren Nicht zugeordnete Produkte unterbrechen den Wareneingangsprozess und verringern die Genauigkeit Ihrer Bestände.
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