​

E-Mail-Benachrichtigungen

Mathership nutzt E-Mail-Benachrichtigungen, um Lieferanten und Kunden über wichtige Konto-, Kunden- und Bestellereignisse zu informieren. E-Mails werden für Onboarding, Kundeneinrichtung, Lieferanten-Kunden-Beziehungen, Passwortzurücksetzungen und Bestellbenachrichtigungen verwendet.

​

Was sind E-Mail-Benachrichtigungen?

E-Mail-Benachrichtigungen sind automatische Nachrichten, die Mathership sendet, wenn eine wichtige Aktion stattfindet. Sie helfen Benutzern dabei:

• Ihre E-Mail-Adresse zu verifizieren
• Ihr Passwort einzurichten
• Zu erfahren, dass ein Lieferant hinzugefügt wurde
• Bestellinformationen zu erhalten
• Ihr Passwort zurückzusetzen
• Das Onboarding fortzusetzen

​

Wann E-Mails gesendet werden

Mathership kann in verschiedenen Situationen E-Mails senden.

​

E-Mails zur Lieferantenregistrierung

Wenn sich ein Lieferant registriert, kann Mathership eine Verifizierungs-E-Mail senden. Der Lieferant muss die E-Mail-Adresse verifizieren, bevor das Konto vollständig aktiviert werden kann. Nach der Verifizierung wird das Konto aktiv und ausstehende Einladungen können verarbeitet werden.

​

E-Mails zur Kundeneinrichtung

Wenn ein Lieferant einen neuen Kunden erstellt, kann Mathership dem Kunden eine E-Mail zur Kontoeinrichtung senden. Diese E-Mail ermöglicht es dem Kunden, ein Passwort einzurichten und auf Mathership zuzugreifen. Die Einrichtungs-E-Mail wird normalerweise gesendet, wenn:

• Der Kunde noch kein Mathership-Konto hat
• Der Lieferant den Kunden manuell hinzufügt
• Der Kunde Login-Zugang benötigt
• Ein Link zur Passworteinrichtung erforderlich ist

​

Benachrichtigungen für bestehende Kunden

Wenn ein Kunde bereits ein Mathership-Konto hat, kann Mathership eine E-Mail senden, die den Kunden darüber informiert, dass ein neuer Lieferant zu seinem Konto hinzugefügt wurde. Das hilft dem Kunden zu verstehen, warum ein neuer Lieferant in seinem Konto erscheint.

​

E-Mail-Benachrichtigungen zu Bestellungen

Wenn ein Kunde eine Bestellung sendet, sendet Mathership eine Bestellbenachrichtigung per E-Mail an den Lieferanten. Die E-Mail kann Folgendes enthalten:

• Bestellnummer
• Kundenname
• Kundennummer
• Lieferort
• Bestellte Produkte
• Mengen
• Verpackungsinformationen
• Kundennachricht
• Gesamtsumme, sofern Preise verfügbar sind
• PDF- oder CSV-Anhang

​

Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse des Lieferanten

Bestell-E-Mails werden an die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse des Lieferantenunternehmens gesendet. Wenn keine separate Benachrichtigungs-E-Mail vorhanden ist, kann Mathership die E-Mail-Adresse des Lieferantenbenutzers verwenden.

​

PDF- und CSV-Anhänge

Bestell-E-Mails können einen Anhang enthalten. Je nach Kundeneinstellung kann der Bestellanhang erzeugt werden als: PDF wird typischerweise als Standardformat verwendet.

​

E-Mails zur Passwortzurücksetzung

Benutzer können eine E-Mail zur Passwortzurücksetzung anfordern, wenn sie sich nicht anmelden können. Die E-Mail enthält einen sicheren Link, mit dem der Benutzer ein neues Passwort festlegen kann.

​

Typischer E-Mail-Ablauf

Ein typischer E-Mail-Ablauf kann so aussehen:

1. Lieferant registriert sich
2. Lieferant verifiziert die E-Mail-Adresse
3. Lieferant fügt einen Kunden hinzu oder lädt ihn ein
4. Kunde erhält eine Einrichtungs- oder Lieferant-hinzugefügt-E-Mail
5. Kunde meldet sich an oder richtet ein Passwort ein
6. Kunde gibt eine Bestellung auf
7. Lieferant erhält eine Bestellbenachrichtigung per E-Mail

​

Beispiel: E-Mail zur Einrichtung eines neuen Kunden

Ein Lieferant fügt einen neuen Restaurantkunden hinzu. Der Kunde kann die E-Mail nutzen, um den Zugang zu Mathership einzurichten.

​

Beispiel: Bestehender Kunde verknüpft

Ein Kunde hat bereits ein Mathership-Konto. Der Kunde kann den Lieferanten anschließend in Mathership sehen.

​

Beispiel: Lieferant erhält Bestell-E-Mail

Ein Kunde gibt eine Bestellung auf. Der Lieferant erhält die Bestellung per E-Mail und kann sie bearbeiten.

​

Best Practices

​

Benachrichtigungs-E-Mails aktuell halten

Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse, die regelmäßig geprüft wird. Beispiele:

​

Gemeinsames Bestellpostfach verwenden

Für Bestellbenachrichtigungen an Lieferanten ist ein gemeinsames Postfach meist besser als ein persönliches Postfach. So werden Bestellungen nicht übersehen, wenn einzelne Mitarbeiter abwesend sind.

​

Spamfilter prüfen

Wenn Kunden oder Lieferanten keine E-Mails erhalten, prüfen Sie Spam-Ordner und E-Mail-Filterregeln.

​

CSV-Anhänge für Systemimporte nutzen

Verwenden Sie CSV-Anhänge, wenn Ihr internes System strukturierte Bestelldateien importieren kann. Verwenden Sie PDF-Anhänge, wenn die Bestellung hauptsächlich manuell verarbeitet wird.

​

Kunden-E-Mail-Adressen sauber halten

Kundeneinrichtungs- und Einladungs-E-Mails hängen von der korrekten Kunden-E-Mail-Adresse ab. Vermeiden Sie Platzhalter-E-Mails oder veraltete Adressen.

​

Häufige Probleme

​

Kunde hat keine Einrichtungs-E-Mail erhalten

Prüfen Sie, ob:

• Die Kunden-E-Mail-Adresse korrekt ist
• Die E-Mail nicht im Spam-Ordner liegt
• Das Kundenkonto korrekt erstellt wurde
• Der Kunde nicht bereits ein bestehendes Konto hat

​

Lieferant hat keine Bestell-E-Mail erhalten

Prüfen Sie, ob:

• Die Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten korrekt ist
• Die Bestellung gesendet und nicht nur als Entwurf gespeichert wurde
• Die Bestellung nicht für später geplant wurde
• Die E-Mail nicht durch Spamfilter blockiert wurde
• Das Lieferantenunternehmen eine gültige E-Mail-Adresse hat

​

E-Mail geht an die falsche Adresse

Prüfen Sie die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse des Lieferantenunternehmens. Wenn keine Benachrichtigungs-E-Mail konfiguriert ist, kann Mathership die E-Mail-Adresse des Lieferantenbenutzers verwenden.

​

Kunde kann kein Passwort einrichten

Prüfen Sie, ob:

• Der Einrichtungslink gültig ist
• Das Token nicht abgelaufen ist
• Der Kunde die richtige E-Mail-Adresse verwendet
• Das Kundenkonto existiert

​

E-Mail zur Passwortzurücksetzung kommt nicht an

Bitten Sie den Benutzer, Folgendes zu prüfen:

• Korrekte E-Mail-Adresse
• Spam-Ordner
• E-Mail-Filter
• Ob das Konto in Mathership existiert

​

Verwandte Seiten