Bestellexporte
Mathership kann Bestelldaten in exportfreundlichen Formaten bereitstellen. Bestellexporte werden hauptsächlich genutzt, wenn Lieferanten eingehende Bestellungen außerhalb der Mathership-Oberfläche verarbeiten möchten, zum Beispiel in Excel, einem ERP-System oder einem internen Bestellablauf.Was sind Bestellexporte?
Bestellexporte sind strukturierte Darstellungen von Bestelldaten. Sie können Informationen enthalten wie:- Artikelnummern
- Artikelnamen
- Mengen
- Gebinde
- Preise, sofern verfügbar
- Kundennummer
- Bestell-ID
- Kunden-E-Mail
- Bestellzeitpunkt
Exportformate
Mathership kann Bestellanhänge in zwei Formaten erzeugen:| Format | Anwendungsfall |
|---|---|
| Lesbares Bestelldokument | |
| CSV | Strukturierte Bestelldaten zur Verarbeitung |
PDF-Exporte
PDF-Exporte sind hilfreich, wenn Lieferanten eine Bestellung lesen, drucken oder archivieren möchten. Verwenden Sie PDF, wenn Sie:- Die Bestellung drucken möchten
- Die Bestellung manuell lesen möchten
- Die Bestellung als Dokument archivieren möchten
- Die Bestellung intern weiterleiten möchten
- Eine lesbare Kopie der Bestellung behalten möchten
CSV-Exporte
CSV-Exporte sind hilfreich, wenn Lieferanten Bestelldaten in einem anderen System verarbeiten möchten. Verwenden Sie CSV, wenn Sie:- Die Bestellung in Excel öffnen möchten
- Die Bestellung in ein ERP-System importieren möchten
- Artikelnummern und Mengen kopieren möchten
- Bestellungen automatisch verarbeiten möchten
- Produkte anhand von Artikelnummern abgleichen möchten
Standard-CSV-Struktur
Der Standard-CSV-Export enthält eine Zeile pro Bestellposition. Für deutsche Benutzer enthält die CSV-Datei folgende Spalten:| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Artikelnummer | Artikelnummer des Lieferanten |
| Artikelname | Produktname |
| Menge | Bestellte Menge |
| Gebinde | Verpackung |
| Gesamtpreis | Gesamtpreis der Zeile, sofern verfügbar |
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Article Number | Artikelnummer des Lieferanten |
| Article Name | Produktname |
| Quantity | Bestellte Menge |
| Packaging | Verpackung |
| Total Price | Gesamtpreis der Zeile, sofern verfügbar |
Die Sprache der CSV-Spalten hängt von der ausgewählten Sprache des Kunden ab.
Preise in Exporten
Wenn ein Produkt einen Preis hat, kann Mathership den Zeilengesamtpreis berechnen. Der Zeilengesamtpreis wird berechnet aus:Fehlende Preise verhindern nicht, dass der Bestellexport erstellt wird.
Einstellung für das Anhangsformat
Das Format für Bestellanhänge wird beim Kundenunternehmen gespeichert. Verfügbare Werte sind:| Wert | Ergebnis |
|---|---|
| Bestellungen werden als PDF angehängt | |
| csv | Bestellungen werden als CSV angehängt |
Exportformat ändern
Kunden können ihr Bestellanhangsformat in den Unternehmenseinstellungen ändern. Nur gültige Formate werden akzeptiert:- CSV
Dateinamen
Mathership erstellt Dateinamen automatisch. Der Dateiname kann Folgendes enthalten:- Kundennummer
- Bestell-ID
- Zeitstempel
- Kunden-E-Mail
- Mathership-Referenz
Kundennummern in Export-Dateinamen
Wenn für die Lieferanten-Kunden-Beziehung eine Kundennummer vorhanden ist, kann Mathership diese in den Dateinamen aufnehmen. Wenn keine Kundennummer vorhanden ist, kann Mathership stattdessen die ID des Kundenunternehmens verwenden. Das ist hilfreich, wenn Lieferanten Kundennummern in ihrem ERP-, Buchhaltungs- oder internen Bestellverarbeitungssystem verwenden.Exportversand
Bestellexporte werden als Anhänge mit Bestell-E-Mails gesendet. Wenn ein Kunde eine Bestellung sendet, kann Mathership:- Die Bestellung erstellen
- Die Bestellpositionen erstellen
- Die Bestell-E-Mail erzeugen
- Den PDF- oder CSV-Anhang erzeugen
- Die E-Mail an den Lieferanten senden
Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten
Der Export wird an die Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten angehängt. Die E-Mail wird gesendet an:- Die Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten, sofern vorhanden
- Andernfalls an die E-Mail-Adresse des Lieferantenbenutzers
Lieferanten sollten ihre Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse aktuell halten, um Bestellexporte zuverlässig zu erhalten.
Benutzerdefinierte CSV-Formate
Mathership kann auch benutzerdefinierte CSV-Formate für bestimmte Kunden oder Arbeitsabläufe unterstützen. Ein benutzerdefiniertes CSV-Format kann zusätzliche Zeilen oder Spalten enthalten, zum Beispiel:- Filialname
- Zeitstempel
- Filialnummer
- Bestelldatum
- Voraussichtliches Lieferdatum
- Artikelnummer
- Bestellmenge
- Verpackungseinheit
- Artikelbeschreibung
- Preis
- Einheitenbezug
Benutzerdefinierte CSV-Formate sind hilfreich, wenn ein Lieferant oder Kunde ein bestimmtes Importlayout benötigt.
Beispiel: Standard-CSV-Export
Ein einfacher CSV-Export kann so aussehen:Beispiel: Fehlender Preis
Wenn ein Produkt keinen Preis hat, kann die CSV-Datei den Artikel trotzdem enthalten.Beispielablauf
Ein typischer Exportablauf sieht so aus:- Kunde erstellt eine Bestellung
- Kunde wählt Produkte und Mengen aus
- Kunde sendet die Bestellung
- Mathership prüft die Exporteinstellung des Kunden
- Mathership erzeugt einen PDF- oder CSV-Anhang
- Mathership sendet die Bestell-E-Mail an den Lieferanten
- Lieferant lädt den Anhang herunter oder verarbeitet ihn
Best Practices
CSV für Systemverarbeitung verwenden
Verwenden Sie CSV, wenn Bestellungen in Excel, ERP-Software oder einen anderen strukturierten Ablauf importiert werden.PDF für manuelle Verarbeitung verwenden
Verwenden Sie PDF, wenn Ihr Team Bestellungen liest, druckt oder manuell archiviert.Artikelnummern pflegen
CSV-Exporte sind besonders nützlich, wenn Produkte Artikelnummern haben. Artikelnummern helfen Lieferanten, eingehende Bestellzeilen mit der eigenen Produktdatenbank abzugleichen.Kundennummern aktuell halten
Kundennummern erleichtern die Identifikation von Kunden in exportierten Dateinamen und internen Systemen.Fehlende Preise prüfen
Wenn Summen wichtig sind, stellen Sie sicher, dass Produktpreise gepflegt sind, bevor Sie sich auf Exportsummen verlassen.Häufige Probleme
CSV enthält keine Preise
Prüfen Sie, ob Produktpreise gespeichert sind. Wenn ein Produkt keinen Preis hat, zeigt Mathership den Zeilengesamtpreis möglicherweise als nicht verfügbar an.Falsches Exportformat wird gesendet
Prüfen Sie die Einstellung für das Bestellanhangsformat des Kunden. Das Format sollte entweder sein:- csv
Lieferant hat den Export nicht erhalten
Prüfen Sie, ob:- Die Bestellung gesendet und nicht nur als Entwurf gespeichert wurde
- Die Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten korrekt ist
- Die E-Mail nicht im Spam-Ordner gelandet ist
- Das Lieferantenunternehmen eine gültige E-Mail-Adresse hat
CSV-Import funktioniert nicht
Prüfen Sie, ob:- Das empfangende System Semikolon-getrennte CSV-Dateien erwartet
- Artikelnummern verfügbar sind
- Spaltennamen zur erwarteten Sprache passen
- Die Datei vor dem Import nicht verändert wurde
Dateiname enthält keine Kundennummer
Prüfen Sie, ob für die Lieferanten-Kunden-Beziehung eine Kundennummer existiert. Wenn keine Kundennummer vorhanden ist, kann Mathership stattdessen die ID des Kundenunternehmens verwenden.Verwandte Seiten
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