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Nachbestellvorschläge Nachbestellvorschläge helfen Ihnen zu entscheiden, was auf Basis von Zutatenbeständen, Lagereinheiten, bevorzugten Lieferanten und Nachbestellregeln bestellt werden sollte.
Bestellfix kann Bestände überwachen und Bestellvorschläge erstellen, wenn Zutaten unter einen festgelegten Grenzwert fallen.
Was Nachbestellvorschläge leisten Mit Nachbestellvorschlägen können Sie:
Nachbestellregeln für Zutaten erstellen
Mindestbestände festlegen
Zutaten mit bevorzugten Lieferanten verbinden
Bestellvorschläge automatisch erstellen lassen
Vorgeschlagene Mengen vor der Bestellung prüfen
Vorgeschlagene Mengen anpassen
Vorschläge verwerfen oder zurückstellen
Vorschläge in Bestellvorschauen umwandeln
Vorschläge als bestellt markieren
Vorschläge manuell neu berechnen
Warum Nachbestellvorschläge hilfreich sind Nachbestellvorschläge verbinden Bestandskontrolle mit dem Einkauf.
Ohne Nachbestellvorschläge Mit Nachbestellvorschlägen Niedrige Bestände müssen manuell geprüft werden Niedrige Bestände können Vorschläge erzeugen Bestellungen hängen vom Erinnerungsvermögen ab Bestellungen basieren auf Bestandsdaten Wichtige Artikel können übersehen werden Kritische Artikel werden hervorgehoben Der Bestellprozess ist weniger strukturiert Vorschläge können geprüft und angepasst werden
Grundlegender Ablauf
Zutaten anlegen
Lagereinheiten einrichten
Lieferantenprodukte Zutaten zuordnen
Nachbestellkonfigurationen erstellen
Bestellvorschläge prüfen
Mengen bei Bedarf anpassen
Bestellung erstellen oder senden
Vorschlag als bestellt markieren
Nachbestellkonfigurationen Eine Nachbestellkonfiguration legt fest, wann eine Zutat zur Bestellung vorgeschlagen werden soll.
Eine Konfiguration kann folgende Angaben enthalten:
Feld Bedeutung Unternehmen Unternehmen, dem die Regel gehört Zutat Zutat, die überwacht wird Lagereinheit Bestimmte Lagereinheit, die überwacht wird Bevorzugter Lieferant Lieferant, der den Artikel liefern soll Mindestbestand Bestand, ab dem ein Vorschlag ausgelöst wird Zielbestand Gewünschter Bestand nach der Nachbestellung Aktiv-Status Gibt an, ob die Regel verwendet wird Ausgeschlossene Lagereinheiten Lagereinheiten, die von dieser Regel ignoriert werden
Logik für Lagereinheiten Eine Nachbestellregel kann für eine einzelne Lagereinheit oder für mehrere Lagereinheiten gelten.
Einstellung Bedeutung Bestimmte Lagereinheit ausgewählt Nur diese Lagereinheit wird geprüft Keine Lagereinheit ausgewählt Die Regel kann lagereinheitenübergreifend gelten Ausgeschlossene Lagereinheiten ausgewählt Diese Lagereinheiten werden ignoriert
Ausgeschlossene Lagereinheiten werden nur berücksichtigt, wenn die Nachbestellkonfiguration nicht auf eine bestimmte Lagereinheit begrenzt ist.
Nachbestellregel erstellen So erstellen Sie eine Nachbestellregel:
Gehen Sie zu Bestand → Nachbestellvorschläge
Öffnen Sie den Bereich für Nachbestellkonfigurationen
Wählen Sie eine Zutat aus
Wählen Sie bei Bedarf eine Lagereinheit aus
Wählen Sie, falls vorhanden, einen bevorzugten Lieferanten aus
Geben Sie den Mindestbestand ein
Geben Sie den Zielbestand ein
Speichern Sie die Konfiguration
Beispiel für eine Nachbestellregel Feld Wert Zutat Tomaten Lagereinheit Hauptküche Mindestbestand 5 kg Zielbestand 25 kg Bevorzugter Lieferant Frischelieferant
Wenn der Tomatenbestand in der Hauptküche unter 5 kg fällt, kann Bestellfix vorschlagen, genug zu bestellen, um den Zielbestand zu erreichen.
Bestellvorschläge Ein Bestellvorschlag wird erstellt, wenn Bestellfix erkennt, dass Bestand aufgefüllt werden sollte.
Ein Bestellvorschlag kann eine oder mehrere vorgeschlagene Bestellpositionen enthalten.
Feld Bedeutung Lieferant Vorgeschlagener Lieferant Lagereinheit Lagerort, der Bestand benötigt Status Aktueller Zustand des Vorschlags Dringlichkeit Priorität des Vorschlags Vorgeschlagenes Bestelldatum Empfohlenes Bestelldatum Positionen Produkte oder Zutaten, die zur Bestellung vorgeschlagen werden
Vorgeschlagene Bestellpositionen Jede vorgeschlagene Bestellposition steht für einen Artikel, der möglicherweise bestellt werden sollte.
Feld Bedeutung Zutat Zutat, für die Bestand benötigt wird Lieferantenprodukt Produkt, das bestellt werden kann Vorgeschlagene Menge Von Bestellfix berechnete Menge Angepasste Menge Vom Benutzer manuell geänderte Menge
Sie können die vorgeschlagene Menge anpassen, bevor Sie die endgültige Bestellung erstellen.
Status Bestellvorschläge können unterschiedliche Status haben.
Status Bedeutung Offen Vorschlag ist aktiv und muss geprüft werden Zurückgestellt Vorschlag ist bis zu einem späteren Datum ausgeblendet Verworfen Vorschlag wurde abgelehnt Bestellt Vorschlag wurde bearbeitet und als bestellt markiert
Standardmäßig zeigt Bestellfix offene Vorschläge an und blendet zurückgestellte Vorschläge aus, bis das Zurückstellungsdatum erreicht ist.
Dringlichkeit Vorschläge können nach Dringlichkeit sortiert werden.
Dringlichkeit Bedeutung Kritisch Bestand benötigt bald Aufmerksamkeit Niedrig Bestand ist niedrig, aber weniger dringend
Kritische Vorschläge werden zuerst angezeigt.
Bestellvorschläge prüfen So prüfen Sie Vorschläge:
Öffnen Sie Bestand → Nachbestellvorschläge
Prüfen Sie offene Vorschläge
Prüfen Sie den Lieferanten
Prüfen Sie die Lagereinheit
Prüfen Sie jede vorgeschlagene Position
Passen Sie Mengen bei Bedarf an
Entscheiden Sie, ob Sie bestellen, zurückstellen oder verwerfen möchten
Vorgeschlagene Mengen anpassen Sie können die Menge einer vorgeschlagenen Bestellposition manuell anpassen.
Nutzen Sie diese Funktion, wenn:
Sie mehr bestellen möchten als vorgeschlagen
Sie weniger bestellen möchten als vorgeschlagen
Der Lieferant Mindestbestellmengen hat
Sie wissen, dass bereits eine Lieferung unterwegs ist
Sie auf ganze Kisten, Kartons oder Packungen aufrunden möchten
Beispiel:
Zutat Vorgeschlagene Menge Angepasste Menge Tomaten 18 kg 20 kg Milch 7 l 12 l Mehl 4,5 kg 5 kg
Bestellvorschau Bevor eine Bestellung erstellt wird, kann Bestellfix aus einem Vorschlag eine Bestellvorschau erstellen.
Die Vorschau bereitet die Daten für den Bestellprozess vor.
Sie kann folgende Angaben enthalten:
Feld Bedeutung Lieferant Lieferant für die Bestellung Lieferort Mit der Lagereinheit verbundener Lieferort Positionen Zu bestellende Produkte Mengen Vorgeschlagene oder angepasste Mengen Nachricht Optionale Bestellnotiz
Die Vorschau kann anschließend verwendet werden, um einen Entwurf, eine geplante Bestellung oder eine gesendete Bestellung zu erstellen.
Als bestellt markieren Nachdem ein Vorschlag bearbeitet wurde, kann er als bestellt markiert werden.
Dabei kann der Vorschlag auch mit einer Bestellung verknüpft werden.
Nutzen Sie diese Funktion, wenn:
Sie aus dem Vorschlag eine Bestellung erstellt haben
Sie die Bestellung außerhalb von Bestellfix aufgegeben haben
Sie den Vorschlag aus der offenen Liste entfernen möchten
Vorschlag verwerfen Verwerfen Sie einen Vorschlag, wenn Sie den Artikel nicht bestellen möchten.
Häufige Gründe:
Der gezählte Bestand ist falsch
Das Produkt wird nicht mehr benötigt
Der Artikel ist saisonal
Eine Lieferung wird bereits erwartet
Der Vorschlag ist nicht relevant
Beim Verwerfen können Sie einen Grund speichern.
Vorschlag zurückstellen Stellen Sie einen Vorschlag zurück, wenn er später erneut erscheinen soll.
Nutzen Sie das Zurückstellen, wenn:
Sie erst nächste Woche bestellen möchten
Sie auf eine Lieferung warten
Sie den Bestand später erneut prüfen möchten
Der Artikel heute nicht dringend ist
Beispiel:
Aktion Ergebnis Bis Freitag zurückstellen Vorschlag ist bis Freitag ausgeblendet Bis nächste Woche zurückstellen Vorschlag erscheint nächste Woche wieder
Vorschlag erneut öffnen Ein verworfener oder zurückgestellter Vorschlag kann erneut geöffnet werden.
Beim erneuten Öffnen:
Wird der Status wieder offen
Wird das Zurückstellungsdatum entfernt
Wird das Verwerfungsdatum entfernt
Wird der Verwerfungsgrund entfernt
Vorschläge neu berechnen Sie können die Neuberechnung für ein Unternehmen manuell auslösen.
Nutzen Sie die Neuberechnung, wenn:
Neuer Bestand eingebucht wurde
Inventuren gebucht wurden
Nachbestellregeln geändert wurden
Produktzuordnungen aktualisiert wurden
Lagereinheiten geändert wurden
Bestellvorschläge veraltet wirken
Die Neuberechnung kann im Hintergrund ausgeführt werden. Die Vorschläge können sich nach Abschluss der Verarbeitung aktualisieren.
Voraussetzung: Produktzuordnung Nachbestellvorschläge funktionieren am besten, wenn Zutaten mit Lieferantenprodukten verbunden sind.
Diese Verbindung erfolgt über die Produktzuordnung.
Voraussetzung Warum sie wichtig ist Zutat existiert Das System benötigt Bestandsdaten Lieferantenprodukt existiert Das System benötigt ein bestellbares Produkt Produktzuordnung existiert Das System benötigt den Umrechnungsfaktor Bevorzugter Lieferant ist festgelegt Das System kann Vorschläge nach Lieferant gruppieren
Wenn die Produktzuordnung fehlt, kann Bestellfix zwar erkennen, dass der Bestand niedrig ist, aber möglicherweise nicht bestimmen, welches Lieferantenprodukt bestellt werden soll.
Voraussetzung: Lagereinheit Vorschläge sind mit Lagereinheiten verbunden.
Eine Lagereinheit hilft Bestellfix zu erkennen, wo Bestand niedrig ist.
Beispiele:
Lagereinheit Typische Verwendung für Nachbestellungen Hauptküche Frische Zutaten für den täglichen Verbrauch Kühlhaus Milchprodukte, Fleisch, Fisch, gekühlte Produkte Trockenlager Mehl, Zucker, Trockenwaren Bar-Lager Getränke und Barartikel Tiefkühlung Tiefgekühlte Produkte
Bestellvorschläge und Lieferorte Beim Erstellen einer Bestellvorschau kann die Lagereinheit mit Lieferorten verbunden sein.
Dadurch kann Bestellfix die Bestellung mit dem passenden Lieferziel vorbereiten.
Beispiel:
Lagereinheit Lieferort Hauptküche Lieferanteneingang Restaurant Bar-Lager Lieferpunkt Bar Kühlhaus Warenannahme
Bestellvorschläge und Lieferantenkontakte Ein Bestellvorschlag kann mit einem Lieferanten oder Lieferantenkontakt verbunden sein.
Bestellfix filtert ungültige oder gelöschte Lieferantenkontakte beim Anzeigen von Vorschlägen heraus.
So bleiben Vorschläge sauber und es wird vermieden, bei inaktiven Kontakten zu bestellen.
Bestellvorschläge und gelöschte Produkte Bestellfix zeigt nur Vorschläge an, die weiterhin gültige, nicht gelöschte Lieferantenprodukte enthalten.
Wenn ein Lieferantenprodukt gelöscht wurde, wird der Vorschlag möglicherweise nicht mehr angezeigt.
Vorschläge filtern Sie können Vorschläge filtern nach:
Filter Bedeutung Unternehmen Vorschläge für ein Unternehmen anzeigen Lagereinheit Vorschläge für einen Lagerort anzeigen Dringlichkeit Nur kritische oder niedrige Vorschläge anzeigen Status Offene, zurückgestellte, verworfene oder bestellte Vorschläge anzeigen
Zähler Bestellfix kann Zähler nach Status anzeigen.
Zähler Bedeutung Offen Vorschläge, die auf Bearbeitung warten Zurückgestellt Vorschläge, die bis zu einem späteren Datum ausgeblendet sind Verworfen Abgelehnte Vorschläge Bestellt Als bearbeitet markierte Vorschläge Gesamt Alle Vorschläge
Beispiel für einen Vorschlag Feld Wert Lagereinheit Hauptküche Lieferant Frischelieferant Dringlichkeit Kritisch Zutat Tomaten Aktueller Bestand 2 kg Mindestbestand 5 kg Zielbestand 25 kg Vorgeschlagene Menge 23 kg
Da der aktuelle Bestand unter dem Mindestbestand liegt, schlägt Bestellfix vor, genug zu bestellen, um den Zielbestand zu erreichen.
Beispiel für einen Bestellvorschlag Lieferant Lagereinheit Position Vorgeschlagene Menge Angepasste Menge Frischelieferant Hauptküche Tomaten 23 kg 25 kg Frischelieferant Hauptküche Gurken 8 kg 10 kg Frischelieferant Hauptküche Salat 12 Stück 12 Stück
Die angepassten Mengen können anschließend für die endgültige Bestellung verwendet werden.
Häufige Arbeitsabläufe Nachbestellregeln erstellen
Wichtigste Zutaten prüfen
Mindestbestände festlegen
Zielbestände festlegen
Bevorzugten Lieferanten auswählen
Nachbestellkonfigurationen speichern
Vorschläge neu berechnen
Tägliche Vorschläge prüfen
Nachbestellvorschläge öffnen
Kritische Vorschläge zuerst prüfen
Mengen prüfen
Mengen bei Bedarf anpassen
Bestellvorschau erstellen
Bestellung senden oder planen
Vorschlag zurückstellen
Vorschlag öffnen
Zurückstellen wählenDatum auswählen
Speichern
Der Vorschlag erscheint nach dem Zurückstellungsdatum wieder.
Vorschlag verwerfen
Vorschlag öffnen
Verwerfen wählenBei Bedarf einen Grund ergänzen
Speichern
Der Vorschlag wird aus der offenen Liste entfernt.
Vorschlag erneut öffnen
Verworfene oder zurückgestellte Vorschläge öffnen
Vorschlag auswählen
Auf Erneut öffnen klicken
Vorschlag wieder als offen prüfen
Fehlerbehebung Es erscheinen keine Vorschläge Prüfen Sie, ob:
Nachbestellkonfigurationen existieren
Zutaten existieren
Lagereinheiten existieren
Der Bestand unter dem Mindestbestand liegt
Die Konfiguration aktiv ist
Die Unternehmens-ID korrekt ist
Vorschläge neu berechnet wurden
Vorschlag enthält keine gültigen Positionen Prüfen Sie, ob:
Lieferantenprodukte noch existieren
Lieferantenprodukte nicht gelöscht wurden
Produktzuordnungen noch gültig sind
Der bevorzugte Lieferant korrekt ist
Vorgeschlagene Menge wirkt falsch Prüfen Sie:
Aktuellen Bestand
Mindestbestand
Zielbestand
Einheitenumrechnung
Umrechnungsfaktor der Produktzuordnung
Aktuelle Wareneingänge
Aktuelle Inventuren
Umbuchungen zwischen Lagereinheiten
Vorschlag ist ausgeblendet Prüfen Sie, ob der Vorschlag:
Zurückgestellt ist
Verworfen wurde
Als bestellt markiert wurde
Mit einem gelöschten Produkt verbunden ist
Mit einer gelöschten Lagereinheit verbunden ist
Mit einem inaktiven Lieferantenkontakt verbunden ist
Zurückgestellter Vorschlag wird nicht angezeigt Zurückgestellte Vorschläge sind bis zum Zurückstellungsdatum ausgeblendet.
Prüfen Sie das Zurückstellungsdatum oder filtern Sie nach dem Status snoozed.
Ausgeschlossene Lagereinheit kann nicht hinzugefügt werden Ausgeschlossene Lagereinheiten gelten nur, wenn die Nachbestellkonfiguration nicht an eine bestimmte Lagereinheit gebunden ist.
Wenn die Konfiguration bereits eine Lagereinheit enthält, entfernen Sie diese zuerst oder erstellen Sie eine breitere Regel.
Bestellvorschau enthält fehlende Daten Prüfen Sie, ob:
Der Vorschlag gültige Positionen enthält
Lieferantenprodukte aktiv sind
Produktzuordnungen existieren
Die Lagereinheit Lieferorte hat
Eine Lieferantenbeziehung oder ein Lieferantenkontakt existiert
Bewährte Vorgehensweisen Mit wichtigen Zutaten beginnen Konfigurieren Sie nicht sofort jede einzelne Zutat.
Beginnen Sie mit hochwertigen oder betrieblich kritischen Artikeln.
Beispiele:
Fleisch
Fisch
Milchprodukte
Wein
Bier
Zentrales Gemüse
Täglich verwendete Trockenwaren
Praktische Mindestbestände verwenden Legen Sie Mindestbestände auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs und der Lieferzeit fest.
Beispiel:
Wenn Sie 5 kg Tomaten pro Tag verwenden und die Lieferung 2 Tage dauert, sollte der Mindestbestand über 10 kg liegen.
Zielbestände realistisch festlegen Der Zielbestand sollte widerspiegeln, wie viel Bestand Sie nach einer Bestellung normalerweise haben möchten.
Beispiel:
Zutat Mindestbestand Zielbestand Tomaten 5 kg 25 kg Mehl 10 kg 50 kg Milch 12 l 48 l
Vorschläge vor der Bestellung prüfen Vorschläge sollen Entscheidungen unterstützen, aber nicht den gesunden Menschenverstand ersetzen.
Prüfen Sie immer:
Aktuelle Veranstaltungen
Bevorstehende Reservierungen
Änderungen an der Speisekarte
Bereits erwartete Lieferungen
Saisonale Nachfrage
Produktzuordnungen sauber halten Nachbestellvorschläge hängen von korrekten Lieferantenprodukt-Zuordnungen ab.
Prüfen Sie Zuordnungen regelmäßig, besonders wenn Lieferanten Verpackungsgrößen oder Produkte ändern.
Angepasste Mengen verwenden Nutzen Sie angepasste Mengen, um vorgeschlagene Mengen auf echte Bestelleinheiten zu runden.
Beispiel:
Vorgeschlagen Besser angepasste Bestellung 7,4 kg 10 kg 13 Flaschen 12 oder 24 Flaschen 2,3 Kisten 3 Kisten
Zusammenfassung Nachbestellvorschläge verwandeln Bestandsdaten in Einkaufsentscheidungen.
Sie helfen Ihnen dabei:
Niedrige Bestände früher zu erkennen
Strukturierte Nachbestellregeln zu erstellen
Kritische Zutaten zu prüfen
Lieferantenbestellungen schneller vorzubereiten
Manuelle Bestandsprüfungen zu reduzieren
Die Einkaufsgenauigkeit zu verbessern
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Zutaten Verwalten Sie die Zutaten-Stammliste, die für Bestandsführung und Nachbestellregeln verwendet wird.
Lagereinheiten Verwalten Sie Lagerorte, die für Bestandsprüfungen und Nachbestellvorschläge verwendet werden.
Produktzuordnung Verknüpfen Sie Lieferantenprodukte mit internen Zutaten und Umrechnungsfaktoren.
Wareneingang Erfassen Sie Lieferantenbestellungen und aktualisieren Sie Zutatenbestände.
Bestandswarnungen Überwachen Sie Grenzwertverletzungen und niedrige Bestände.
Bestellungen Erstellen, senden, planen und verwalten Sie Lieferantenbestellungen.
Bestandsberichte Analysieren Sie Bestände, Bewegungen, Kosten und Zutatenaktivitäten.
Bestandsjournal Prüfen Sie Bestandsbewegungen wie Wareneingänge, Ausbuchungen, Schwund, Umbuchungen und Korrekturen.
