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Bestandswarnungen

Bestandswarnungen helfen Ihnen, Zutatenbestände zu überwachen und Probleme zu erkennen, bevor sie den Betrieb beeinträchtigen. Mit Warnungen können Sie verfolgen, wenn eine Zutat unter einen Mindestbestand fällt oder einen Höchstbestand überschreitet.

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Was sind Bestandswarnungen?

Eine Bestandswarnung ist eine Regel, die den Lagerbestand einer Zutat überwacht. Eine Warnung kann verknüpft sein mit:

• Einem Unternehmen
• Einer Zutat
• Einer Lagereinheit
• Einem Mindest- oder Höchstwert
• Einem aktiven oder inaktiven Status

Wenn der Bestand den definierten Grenzwert unter- oder überschreitet, kann Mathership die Warnung im Bestands-Dashboard anzeigen.

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Wann Sie Bestandswarnungen verwenden

Verwenden Sie Bestandswarnungen, wenn Sie:

• Vermeiden möchten, dass wichtige Zutaten ausgehen
• Kritische Bestände überwachen möchten
• Überbestände im Blick behalten möchten
• Teure Zutaten kontrollieren möchten
• Einkaufsentscheidungen verbessern möchten
• Die Nachbestellplanung unterstützen möchten

Beispiele:

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Bestandswarnungen anzeigen

So zeigen Sie Bestandswarnungen an:

1. Gehen Sie zu Bestand
2. Öffnen Sie Bestandswarnungen
3. Wählen Sie bei Bedarf Ihr Unternehmen aus

Die Liste zeigt Ihre eingerichteten Warnungen und deren aktuellen Status. Je nach Einrichtung sehen Sie unter anderem:

• Zutat
• Lagereinheit
• Grenzwert
• Warnungstyp
• Aktiv-Status
• Ausgeblendet-Status
• Erstellungsdatum

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Bestandswarnung erstellen

So erstellen Sie eine neue Warnung:

1. Gehen Sie zu Bestand → Bestandswarnungen
2. Klicken Sie auf Warnung hinzufügen
3. Wählen Sie eine Zutat aus
4. Wählen Sie eine Lagereinheit aus
5. Wählen Sie den Warnungstyp
6. Geben Sie den Grenzwert ein
7. Speichern Sie die Warnung

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Warnungstypen

Bestandswarnungen basieren in der Regel auf Grenzwertregeln.

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Mindestbestandswarnung

Eine Mindestbestandswarnung wird ausgelöst, wenn der Bestand unter den festgelegten Wert fällt. Nutzen Sie diese Warnung für Zutaten, die jederzeit verfügbar sein sollen. Beispiel:

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Höchstbestandswarnung

Eine Höchstbestandswarnung wird ausgelöst, wenn der Bestand über den festgelegten Wert steigt. Nutzen Sie diese Warnung, um Überbestände, Schwund oder unnötig gebundenes Kapital zu vermeiden. Beispiel:

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Zutat auswählen

Jede Warnung muss mit einer Zutat verknüpft sein. Die Zutat sollte bereits in Ihrer Zutaten-Stammliste vorhanden sein. Falls die Zutat noch nicht existiert, legen Sie sie zuerst an. Weitere Informationen finden Sie unter Zutaten.

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Lagereinheit auswählen

Warnungen können mit einer bestimmten Lagereinheit verknüpft werden. Beispiele:

• Hauptküche
• Kühlhaus
• Trockenlager
• Bar-Lager
• Tiefkühlung

Das ist hilfreich, wenn dieselbe Zutat an mehreren Lagerorten geführt wird. Beispiel:

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Grenzwert

Der Grenzwert legt fest, wann eine Warnung erscheinen soll. Verwenden Sie bei der Eingabe die Basiseinheit der Zutat. Beispiele:

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Aktive und inaktive Warnungen

Eine Warnung kann aktiv oder inaktiv sein. Verwenden Sie aktiv, wenn die Warnung geprüft und bei Auslösung angezeigt werden soll. Verwenden Sie inaktiv, wenn Sie die Warnungskonfiguration behalten, aber vorübergehend nicht verwenden möchten. Beispiele:

• Saisonale Zutaten
• Vorübergehende Gerichte
• Zutaten, die aktuell nicht verwendet werden
• Testwarnungen

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Ausgeblendete Warnungen

Warnungen können im Dashboard ausgeblendet werden. Nutzen Sie diese Funktion, wenn eine Warnung bekannt ist, aktuell aber keine Aufmerksamkeit benötigt. Ausgeblendete Warnungen sind nicht dasselbe wie gelöschte Warnungen.

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Warnungen im Dashboard

Das Dashboard zeigt aktive, nicht ausgeblendete Warnungen. So sieht Ihr Team schnell, welche Bestandsprobleme Aufmerksamkeit benötigen. Das Dashboard kann anzeigen:

• Aktive Warnungen zu niedrigen Beständen
• Zutaten, die weiterhin unter dem Grenzwert liegen
• Noch relevante Warnungshistorie
• Kritische Artikel mit Handlungsbedarf

Weitere Informationen finden Sie unter Dashboard.

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Warnungshistorie

Mathership kann eine Historie von Warnungsereignissen speichern. Die Warnungshistorie hilft Ihnen zu verstehen:

• Wann eine Warnung ausgelöst wurde
• Welche Zutat betroffen war
• Welche Lagereinheit betroffen war
• Ob die Grenzwertverletzung noch besteht
• Wie häufig derselbe Artikel Probleme verursacht

Das ist hilfreich, um Einkauf, Lagerung und Inventurroutinen zu verbessern.

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Warnungshistorie ausblenden

Sie können einzelne Einträge der Warnungshistorie ausblenden. Das ist hilfreich, wenn:

• Das Problem bereits erledigt wurde
• Die Warnung nicht mehr relevant ist
• Sie das Dashboard aufräumen möchten
• Eine bekannte Ausnahme das Team nicht ablenken soll

Ausgeblendete Historieneinträge können aus aktiven Dashboard-Ansichten ausgeschlossen werden.

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Bestandswarnung bearbeiten

So bearbeiten Sie eine Warnung:

1. Gehen Sie zu Bestandswarnungen
2. Wählen Sie die Warnung aus
3. Aktualisieren Sie die Einstellungen
4. Speichern Sie Ihre Änderungen

Sie können in der Regel Folgendes ändern:

• Zutat
• Lagereinheit
• Grenzwert
• Warnungstyp
• Aktiv-Status

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Bestandswarnung löschen

So löschen Sie eine Warnung:

1. Öffnen Sie Bestandswarnungen
2. Wählen Sie die Warnung aus
3. Klicken Sie auf Löschen
4. Bestätigen Sie den Löschvorgang

Gelöschte Warnungen werden aus der aktiven Nutzung entfernt. Löschen Sie eine Warnung nur, wenn Sie sicher sind, dass sie nicht mehr benötigt wird.

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Typischer Ablauf

Ein typischer Ablauf für Bestandswarnungen sieht so aus:

1. Zutaten anlegen
2. Lagereinheiten anlegen
3. Bestand als Wareneingang erfassen
4. Warnungsregeln für wichtige Zutaten erstellen
5. Dashboard-Warnungen regelmäßig prüfen
6. Bei Bedarf Bestand nachbestellen oder umbuchen
7. Erledigte oder irrelevante Warnungen ausblenden
8. Grenzwerte im Laufe der Zeit anpassen

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Beispiel: Warnung bei niedrigem Bestand

Sie möchten gewarnt werden, wenn der Ribeye-Bestand im Kühlhaus zu niedrig ist. Wenn der aktuelle Bestand unter 10 kg fällt, kann die Warnung im Dashboard erscheinen.

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Beispiel: Warnung bei Überbestand

Sie möchten vermeiden, zu viel Mehl einzulagern. Wenn der Bestand über 100 kg steigt, kann die Warnung erscheinen.

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Bewährte Vorgehensweisen

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Beginnen Sie mit wichtigen Zutaten

Erstellen Sie nicht sofort Warnungen für jede einzelne Zutat. Beginnen Sie mit:

• Teuren Zutaten
• Häufig verwendeten Zutaten
• Zutaten mit langen Lieferzeiten
• Zutaten, die häufig ausgehen
• Zutaten, die schnell verderben

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Verwenden Sie realistische Grenzwerte

Grenzwerte sollten zu Ihrem tatsächlichen Betrieb passen. Berücksichtigen Sie:

• Durchschnittlichen Tagesverbrauch
• Liefertage der Lieferanten
• Mindestbestellmengen
• Lagerkapazität
• Bedeutung für die Speisekarte

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Prüfen Sie Warnungen regelmäßig

Wenn eine Warnung zu häufig erscheint, ist der Grenzwert möglicherweise zu hoch. Wenn eine Zutat ohne Warnung ausgeht, ist der Grenzwert möglicherweise zu niedrig.

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Halten Sie Lagereinheiten sauber

Warnungen funktionieren am besten, wenn Bestände dem richtigen Lagerort zugeordnet werden. Achten Sie darauf, dass Wareneingänge, Schwund, Umbuchungen und Inventuren den richtigen Lagerort verwenden.

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Kombinieren Sie Warnungen mit Nachbestellvorschlägen

Bestandswarnungen zeigen Bestandsprobleme. Nachbestellvorschläge helfen dabei, aus diesen Problemen konkrete Bestellvorschläge zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Nachbestellvorschläge.

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Häufige Probleme

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Warnung erscheint nicht

Prüfen Sie, ob:

• Die Warnung aktiv ist
• Die Warnung nicht ausgeblendet ist
• Die Zutat zum ausgewählten Unternehmen gehört
• Die Lagereinheit korrekt ist
• Der aktuelle Bestand den Grenzwert tatsächlich unter- oder überschritten hat
• Bestandsbewegungen gebucht wurden

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Warnung erscheint, obwohl der Bestand korrigiert wurde

Prüfen Sie, ob:

• Die Korrektur auf dieselbe Lagereinheit gebucht wurde
• Die Inventur gebucht wurde
• Der Wareneingang abgeschlossen wurde
• Die Umbuchung abgeschlossen wurde
• Das Dashboard aktualisiert wurde

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Falsche Menge wird verwendet

Prüfen Sie:

• Basiseinheit der Zutat
• Umrechnungsfaktor der Produktzuordnung
• Auswahl der Lagereinheit
• Aktuelle Bewegungen im Bestandsjournal
• Inventurkorrekturen

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Zu viele Warnungen

Versuchen Sie Folgendes:

• Mindestbestände nur dort erhöhen, wo es notwendig ist
• Erledigte Warnungen ausblenden
• Saisonale Warnungen deaktivieren
• Auf betrieblich wichtige Zutaten konzentrieren

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