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Kundennummern

Kundennummern helfen Lieferanten dabei, Kunden in ihren eigenen internen Systemen zu identifizieren. Verwenden Sie sie, wenn Sie einen Mathership-Kunden mit einem bestehenden Kundendatensatz in Ihrem ERP-, Buchhaltungs-, Liefer- oder Bestellverarbeitungssystem abgleichen möchten.

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Was sie sind

Eine Kundennummer ist eine lieferantenspezifische Referenznummer, die einem Kunden zugewiesen wird. Sie gehört zur Beziehung zwischen:

• Ihrem Lieferantenunternehmen
• Dem Kundenunternehmen

Das bedeutet, dass dasselbe Restaurant bei verschiedenen Lieferanten unterschiedliche Kundennummern haben kann. Beispiel:

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Wann Sie sie verwenden

Verwenden Sie Kundennummern, wenn Sie:

• Kunden in Ihrem internen System identifizieren möchten
• Mathership-Kunden mit bestehenden Kundendatensätzen abgleichen möchten
• Kundennummern in Bestelldokumente aufnehmen möchten
• Buchhaltungs- oder Rechnungsabläufe unterstützen möchten
• Die Bestellverarbeitung verbessern möchten
• Verwechslungen zwischen Kunden mit ähnlichen Namen vermeiden möchten

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Wo sie verwendet werden

Kundennummern können verwendet werden in:

• Kundenverwaltung
• Kundendetailseiten
• Lieferanten-Kunden-Beziehungen
• Bestell-E-Mails
• PDF-Bestellanhängen
• CSV-Bestellanhängen
• Internen Lieferantenabläufen

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Nummer hinzufügen

Eine Kundennummer kann hinzugefügt werden, wenn Sie einen Kunden erstellen oder verknüpfen. So fügen Sie eine Nummer hinzu:

1. Gehen Sie zu Lieferanten
2. Öffnen Sie Ihr Lieferantenunternehmen
3. Gehen Sie zu Kunden
4. Erstellen oder verknüpfen Sie einen Kunden
5. Geben Sie die Kundennummer ein
6. Speichern Sie die Kundenbeziehung

Welche Felder erforderlich sind, hängt davon ab, ob Sie einen neuen Kunden erstellen oder einen bestehenden verknüpfen.

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Nummer aktualisieren

Sie können eine Kundennummer später aktualisieren. So aktualisieren Sie eine Nummer:

1. Öffnen Sie Kunden
2. Wählen Sie den Kunden aus
3. Öffnen Sie Kundendetails
4. Bearbeiten Sie die Kundennummer
5. Speichern Sie Ihre Änderungen

Nach dem Speichern wird die neue Nummer in der Lieferanten-Kunden-Beziehung gespeichert.

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Aus Einladungen

Kundennummern können auch über Einladungen hinzugefügt werden. Wenn Sie einen Kunden einladen, können Sie eine Kundennummer angeben. Wenn der Kunde die Einladung annimmt oder Ihrem Lieferantenunternehmen später folgt, kann Mathership diese Nummer für die Beziehung verwenden. Beispiel: Wenn die Einladung aktiviert wird, kann die Nummer in der Lieferanten-Kunden-Beziehung gespeichert werden.

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Duplikate vermeiden

Kundennummern sollten innerhalb Ihres Lieferantenunternehmens eindeutig sein. Das hilft, doppelte Kundendatensätze und Verwirrung bei der Bestellverarbeitung zu vermeiden. Beispiel:

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Bestehende Kunden

Wenn ein Kunde bereits ein Mathership-Konto hat, können Sie das bestehende Kundenunternehmen verknüpfen und eine Kundennummer zuweisen. Das ist hilfreich, wenn:

• Der Kunde Mathership bereits nutzt
• Sie den Kunden bereits in Ihrem internen System haben
• Sie das bestehende Konto verbinden möchten, statt ein neues zu erstellen

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Neue Kunden

Wenn der Kunde noch nicht in Mathership existiert, können Sie während der Einrichtung einen neuen Kunden erstellen und eine Kundennummer zuweisen. Mathership kann dann Folgendes erstellen:

• Einen Kundenbenutzer
• Ein Kundenunternehmen
• Eine Lieferanten-Kunden-Beziehung
• Die Kundennummer für diese Beziehung

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In Bestellanhängen

Kundennummern können in bestellbezogenen Dokumenten enthalten sein. Das hilft Ihrem Team, eingehende Bestellungen korrekt zu verarbeiten. Beispiele:

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Beispiel: Beim Einrichten hinzufügen

Sie fügen einen neuen Restaurantkunden hinzu. Nach dem Speichern ist der Kunde mit Ihrem Lieferantenunternehmen und der Kundennummer 4711 verbunden.

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Beispiel: Später aktualisieren

Ihr internes System ändert die Kundenreferenz. Nach der Aktualisierung wird die neue Nummer für die Beziehung künftig verwendet.

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Beispiel: Aus einer Einladung

Sie laden einen Kunden ein und geben seine bestehende Kundennummer ein. Wenn der Kunde die Einladung aktiviert, kann die Nummer automatisch verknüpft werden.

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Best Practices

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Bestehende Systemreferenz verwenden

Verwenden Sie dieselbe Kundennummer, die auch in Ihrem ERP-, Buchhaltungs- oder Lieferprogramm existiert.

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Referenzen konsistent halten

Ändern Sie Kundennummern nur, wenn sich auch Ihr internes System geändert hat.

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Vor dem Erstellen eines neuen Kunden prüfen

Prüfen Sie vor dem Erstellen eines neuen Kunden, ob der Kunde bereits in Mathership existiert. Das hilft, Duplikate zu vermeiden.

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Bekannte Nummern bei Einladungen hinzufügen

Wenn Sie Kunden einladen, fügen Sie die Kundennummer hinzu, sofern Sie sie bereits kennen. Das macht die Verbindung sauberer, sobald der Kunde die Einladung annimmt.

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Duplikate vermeiden

Doppelte Kundennummern können zu Verwirrung bei Exporten, Bestellverarbeitung und interner Kommunikation führen.

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Häufige Probleme

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Nummer fehlt

Das kann passieren, wenn:

• Der Kunde ohne Nummer hinzugefügt wurde
• Der Kunde Ihnen aus dem Katalog gefolgt ist
• Die Einladung keine Kundennummer enthielt
• Die Kundennummer noch nicht eingegeben wurde

Sie können sie normalerweise später in den Kundendetails hinzufügen.

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Nummer ist falsch

Öffnen Sie die Kundendetailseite und aktualisieren Sie die Kundennummer. Stellen Sie sicher, dass die neue Nummer mit Ihrem internen System übereinstimmt.

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Nummer existiert bereits

Wenn die Nummer bereits für einen anderen Kunden verwendet wird, prüfen Sie, ob:

• Der Kunde bereits hinzugefügt wurde
• Der falsche Kunde ausgewählt wurde
• Ihr internes System doppelte Nummern verwendet
• Ein doppelter Mathership-Kunde erstellt wurde

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Nummer erscheint nicht auf einer alten Bestellung

Ältere Bestellungen oder bereits erzeugte Dokumente können weiterhin alte Informationen anzeigen. Neue Bestellungen sollten die aktualisierten Beziehungsdaten verwenden.

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Kunde kann die Nummer nicht sehen

Kundennummern sind hauptsächlich lieferantenseitige Referenzen. Der Kunde sieht oder verwaltet die Nummer möglicherweise nicht direkt.

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