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Bestellungen

Das Kapitel Bestellungen erklärt, wie Lieferanten Kundenbestellungen in Mathership empfangen, prüfen, verwalten und exportieren. Für Lieferanten basieren die Bestellfunktionen auf einem zentralen Ablauf: Kunden senden Bestellungen, Mathership erstellt die Bestellung, der Lieferant erhält die Bestellbenachrichtigung und kann die Bestellung anschließend prüfen und bearbeiten.

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Was Lieferanten verwalten können

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Bestellliste

Die Bestellliste ist die zentrale Übersicht für empfangene Kundenbestellungen. Lieferanten nutzen sie, um Folgendes zu sehen:

• Neue eingehende Bestellungen
• Kundenunternehmen
• Lieferorte
• Bestelldaten
• Bestellstatus
• Bestellnachrichten
• Bestelldetails

Bestellungen werden normalerweise mit den neuesten Bestellungen zuerst angezeigt. Entwürfe und geplante Bestellungen werden in der normalen Lieferanten-Bestellliste nicht angezeigt, da sie noch nicht vollständig gesendet wurden.

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Bestelldetails

Die Bestelldetailseite zeigt die vollständigen Informationen zu einer Bestellung. Sie kann Folgendes enthalten:

• Kundenunternehmen
• Kundennummer
• Lieferort
• Bestellte Produkte
• Produktnummern
• Mengen
• Verpackungsinformationen
• Preise, sofern verfügbar
• Kundennachricht
• Bestellstatus

Lieferanten sollten die Bestelldetails öffnen, bevor sie eine Bestellung bearbeiten.

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Offene Bestellungen

Offene Bestellungen helfen Lieferanten, schnell zu erkennen, welche Bestellungen möglicherweise noch Aufmerksamkeit benötigen. Die Ansicht offener Bestellungen kann Folgendes anzeigen:

• Die letzten 10 offenen Bestellungen
• Die Gesamtzahl offener Bestellungen

Das ist hilfreich für Dashboards und tägliche Bestellprüfungen.

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Bestellstatus aktualisieren

Lieferanten können den Status einer Bestellung aktualisieren, wenn sie diese bearbeiten. Mathership prüft, ob:

• Der Benutzer ein Lieferant ist
• Die Bestellung zum Lieferantenunternehmen gehört
• Der übermittelte Status gültig ist
• Die Bestellung existiert

Nur Lieferanten können Bestellstatus aktualisieren.

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E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn ein Kunde eine Bestellung sendet, kann Mathership eine E-Mail-Benachrichtigung an den Lieferanten senden. Die Benachrichtigung kann Folgendes enthalten:

• Kundenname
• Bestellnummer
• Lieferort
• Kundennachricht
• Bestellte Produkte
• Mengen
• Link zu den Bestelldetails
• PDF- oder CSV-Anhang

Die E-Mail wird an die Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten gesendet, sofern eine konfiguriert ist. Andernfalls kann die E-Mail-Adresse des Lieferantenbenutzers verwendet werden.

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CSV- und PDF-Anhänge

Bestell-E-Mails können einen Anhang enthalten. Das Anhangsformat wird beim Kundenunternehmen gespeichert. Verfügbare Formate sind: PDF ist das Standardformat, wenn kein anderes Format ausgewählt wurde.

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Bestellexporte

Bestellexporte helfen Lieferanten, Bestelldaten außerhalb von Mathership zu verarbeiten. Exporte können Folgendes enthalten:

• Produktnummer
• Produktname
• Menge
• Verpackung
• Gesamtpreis, sofern verfügbar

Wenn ein Produkt einen Preis hat, kann Mathership den Zeilengesamtpreis aus Preis und Menge berechnen. Wenn kein Preis verfügbar ist, kann der Export trotzdem erstellt werden und der fehlende Preis kann als nicht verfügbar angezeigt werden.

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Benutzerdefinierte CSV-Exporte

Mathership kann auch kundenspezifische CSV-Formate unterstützen. Ein benutzerdefinierter Export kann zum Beispiel Folgendes enthalten:

• Filialname
• Zeitstempel
• Filialnummer
• Bestelldatum
• Voraussichtliches Lieferdatum
• Produktnummer
• Bestellmenge
• Verpackungseinheit
• Produktname
• Preis
• Preiseinheit

Das ist hilfreich, wenn ein Kunde oder Lieferant ein bestimmtes Importformat für ein anderes System benötigt.

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Kunden-Bestellhistorie

Kunden können ihre eigene Bestellhistorie für eine Lieferantenbeziehung anzeigen. Diese ist von der Lieferanten-Bestellliste getrennt.

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Lieferorte

Bestellungen sind mit Kunden-Lieferorten verbunden. Ein Lieferort hilft dem Lieferanten zu verstehen, wohin die Bestellung geliefert werden soll. Lieferortinformationen können erscheinen in:

• Bestellliste
• Bestelldetails
• E-Mail-Benachrichtigung
• PDF-Anhang
• CSV-Anhang

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Kundeninformationen

Lieferanten-Bestellansichten können Kundeninformationen enthalten wie:

• Name des Kundenunternehmens
• Kundennummer
• E-Mail
• Telefonnummer
• Adresse
• Lieferorte

Das hilft Lieferanten, Bestellungen zu bearbeiten und Kunden bei Bedarf zu kontaktieren.

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Typischer Bestellablauf für Lieferanten

1. Kunde sendet eine Bestellung
2. Mathership erstellt die Bestellung
3. Mathership verknüpft die Bestellung mit der Kunden-Lieferanten-Beziehung
4. Mathership speichert die bestellten Produkte und Mengen
5. Mathership sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an den Lieferanten
6. Lieferant öffnet die Bestellliste
7. Lieferant prüft die Bestelldetails
8. Lieferant prüft Lieferort und Mengen
9. Lieferant bearbeitet die Bestellung
10. Lieferant aktualisiert den Bestellstatus

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Zugriff auf Bestellfunktionen

So greifen Sie auf Bestellfunktionen zu:

1. Gehen Sie zu Lieferanten
2. Öffnen Sie das Lieferantenunternehmen
3. Öffnen Sie den Bereich Bestellungen
4. Prüfen Sie die Bestellliste
5. Öffnen Sie eine Bestellung, um die vollständigen Details anzuzeigen

Je nach Oberfläche können Dashboard-Ansichten auch aktuelle offene Bestellungen anzeigen.

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Warum Bestellverwaltung wichtig ist

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Schnellere Bestellbearbeitung

Lieferanten können neue Bestellungen schnell erkennen und aus einer zentralen Liste heraus bearbeiten.

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Klarer Kundenkontext

Jede Bestellung ist mit dem Kunden, dem Lieferort und der Kunden-Lieferanten-Beziehung verbunden.

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Bessere operative Kontrolle

Bestellstatus helfen Lieferanten nachzuverfolgen, welche Bestellungen noch bearbeitet werden müssen.

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Flexible Exporte

PDF- und CSV-Anhänge erleichtern die manuelle Verarbeitung oder die Verarbeitung in externen Systemen.

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Besserer Kundenservice

Bestellhistorie, Kundendetails und Lieferorte helfen Lieferanten, Kundenfragen schneller zu beantworten.

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Best Practices

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Bestellungen regelmäßig prüfen

Prüfen Sie die Bestellliste häufig, damit neue Kundenbestellungen nicht übersehen werden.

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Offene Bestellungen nutzen

Nutzen Sie offene Bestellungen, um schnell zu erkennen, welche Bestellungen noch bearbeitet werden müssen.

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Status aktuell halten

Bestellstatus helfen dem Team zu verstehen, was bereits bearbeitet wurde.

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Lieferorte prüfen

Bestätigen Sie immer den Lieferort, bevor Sie eine Bestellung vorbereiten oder versenden.

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Anhänge prüfen

Nutzen Sie PDF-Anhänge für lesbare Bestelldokumente und CSV-Anhänge für strukturierte Verarbeitung.

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Produktpreise pflegen

Wenn Produktpreise gepflegt sind, kann Mathership Zeilensummen und Bestellsummen klarer berechnen.

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