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Bestandsverwaltung

Bestellfix hilft Ihnen, Zutatenbestände über Lagereinheiten, Rezepte, Bestellungen, POS-Verkäufe, Schwund, Umbuchungen und Inventuren hinweg zu verwalten. Das Bestandsmodul basiert auf einem zentralen Prinzip: Jede Bestandsveränderung erzeugt eine nachvollziehbare Bestandsbewegung.

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Was Sie verwalten können

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Lagereinheiten

Erstellen und verwalten Sie die Orte, an denen Bestand gelagert wird. Beispiele:

• Hauptlager
• Kühlhaus
• Tiefkühlung
• Bar-Lager
• Küchenlager

Lagereinheiten werden für Wareneingänge, Schwundbuchungen, Umbuchungen, Inventuren und die Anzeige aktueller Bestände verwendet.

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Zutaten

Zutaten sind Ihre internen Bestandsartikel. Verwenden Sie Zutaten, um:

• Ihre Zutaten-Stammliste aufzubauen
• Basiseinheiten wie kg, l, Stück oder Flaschen festzulegen
• Allergeninformationen zu speichern
• Bestände je Lagereinheit zu verfolgen
• Zutaten in Rezepten zu verwenden
• Lieferantenprodukte mit internen Bestandsartikeln zu verknüpfen

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Rezepte

Rezepte legen fest, wie Zutaten verwendet werden. Verwenden Sie Rezepte, um:

• Zutaten und Mengen hinzuzufügen
• Unterrezepte zu verwenden
• Putz-, Gar- oder Zubereitungsverluste zu definieren
• POS-Verkäufe mit Zutatenverbräuchen zu verbinden
• Bestandsreduzierungen aus verkauften Artikeln zu berechnen

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Produkt-zu-Zutat-Zuordnung

Die Produktzuordnung verbindet bestellte Lieferantenprodukte mit Ihren internen Zutaten. Beispiel: Diese Zuordnung ist erforderlich, wenn eingegangene Bestellungen den Zutatenbestand erhöhen sollen.

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Bestandsjournal

Das Bestandsjournal zeigt die vollständige Bewegungshistorie Ihrer Bestände. Es erfasst:

• Wareneingänge
• POS- oder Rezeptverbräuche
• Schwund
• Umbuchungen
• Inventurkorrekturen

Nutzen Sie das Journal, um nachzuvollziehen, warum ein Bestand gestiegen oder gesunken ist.

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Wareneingänge

Wenn eine Lieferantenbestellung eintrifft, können Sie die bestellten Artikel in den Bestand übernehmen. Bestellfix nutzt die Produkt-zu-Zutat-Zuordnung, um Wareneingangsbewegungen zu erstellen. Beispiel:

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Schwund

Schwundbuchungen reduzieren den Bestand, wenn Zutaten ausgesondert werden. Verwenden Sie Schwund für:

• Verdorbene Ware
• Abgelaufene Produkte
• Putz- und Zubereitungsverluste
• Bruch
• Retournierte oder nicht verwendbare Ware

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Umbuchungen

Umbuchungen bewegen Bestand zwischen Lagereinheiten oder Unternehmen. Eine Umbuchung kann zwei Bewegungen erzeugen:

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Inventuren

Inventuren vergleichen den gezählten Bestand mit dem aktuellen Buchbestand. Wenn eine Differenz besteht, erstellt Bestellfix eine Korrekturbuchung. Beispiel:

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POS-Integrationen

POS-Integrationen können Zutatenbestände anhand von Verkaufsdaten reduzieren. Der konkrete POS-Anbieter kann variieren. Bestellfix kann POS-Zuordnungen verwenden, um verkaufte Artikel mit Rezepten oder Zutaten zu verbinden. Beispiel:

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Bestandswarnungen

Bestandswarnungen helfen Ihnen, niedrige oder zu hohe Bestände zu überwachen. Sie können Warnungen erstellen für:

• Bestimmte Zutaten
• Bestimmte Lagereinheiten
• Mindestbestände
• Höchstbestände

Warnungen können im Dashboard angezeigt und später erneut geprüft werden.

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Nachbestellvorschläge

Nachbestellvorschläge helfen dabei, Artikel zu erkennen, die möglicherweise erneut bestellt werden müssen. Vorschläge können basieren auf:

• Aktuellem Bestand
• Lagereinheit
• Zutat
• Bevorzugtem Lieferanten
• Nachbestelleinstellungen
• Dringlichkeit

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Bestandsberichte

Bestandsberichte helfen Ihnen, Bestands- und Bewegungsdaten auszuwerten. Berichte können enthalten:

• Aktuelle Bestände
• Bestandswerte
• Journalbewegungen
• Wareneinsatz
• Zutatenaktivität
• Rezeptverbräuche
• Filter nach Lagereinheit
• Filter nach Zeitraum

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Typischer Ablauf in der Bestandsverwaltung

1. Lagereinheiten anlegen
2. Zutaten hinzufügen
3. Rezepte erstellen
4. Lieferantenprodukte Zutaten zuordnen
5. Lieferantenbestellungen in den Bestand übernehmen
6. POS-Verkäufe verbinden oder Verkaufsdaten importieren
7. Schwund, Umbuchungen und Inventuren buchen
8. Journaleinträge, Warnungen und Berichte prüfen

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Zugriff auf Bestandsfunktionen

So greifen Sie auf die Bestandsfunktionen zu:

1. Gehen Sie zu Verwalten
2. Öffnen Sie den gewünschten Bestandsbereich:
   • Lagereinheiten
   • Zutaten
   • Rezepte
   • Wareneingänge
   • Schwund
   • Umbuchungen
   • Inventuren
   • Bestandsjournal
   • Bestandsberichte

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Warum Bestandsverwaltung wichtig ist

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Bessere Bestandskontrolle

Verfolgen Sie, welche Mengen aktuell in den einzelnen Lagereinheiten verfügbar sind.

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Klare Bewegungshistorie

Nutzen Sie das Journal, um genau nachzuvollziehen, warum sich ein Bestand verändert hat.

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Genauere Bestellungen

Nutzen Sie aktuelle Bestände, Zuordnungen und Nachbestellvorschläge, um Einkaufsentscheidungen zu unterstützen.

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Bessere Kostentransparenz

Verfolgen Sie Einstandspreise, Bestandswerte und Verbräuche im Zeitverlauf.

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Aussagekräftigere Berichte

Analysieren Sie Bestandsaktivitäten nach Zutat, Lagereinheit, Zeitraum, Buchungsart oder Rezept.

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Bewährte Vorgehensweisen

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Lagereinheiten zuerst einrichten

Legen Sie klare Lagereinheiten an, bevor Sie Bestandsbewegungen buchen.

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Saubere Zutatennamen verwenden

Verwenden Sie einheitliche Zutatennamen, um Dubletten zu vermeiden.

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Zuordnungen aktuell halten

Produkt-zu-Zutat-Zuordnungen beeinflussen Wareneingänge, Bestandswerte und Nachbestellvorschläge.

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Journal regelmäßig prüfen

Das Journal hilft dabei, fehlerhafte Wareneingänge, Schwundbuchungen, POS-Zuordnungen und Inventuren frühzeitig zu erkennen.

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Sorgfältig inventarisieren

Inventuren korrigieren den Bestand, erklären aber nicht automatisch die ursprüngliche Ursache einer Differenz.

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