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Produktzuordnung Die Produktzuordnung verknüpft Lieferantenprodukte mit Ihren internen Zutaten.
Dadurch kann Bestellfix bestellte Produkte beim Wareneingang in Zutatenbestand umrechnen.
Was ist eine Produktzuordnung? Eine Produktzuordnung legt fest, welche Zutat aktualisiert werden soll, wenn ein Lieferantenprodukt als Wareneingang erfasst wird.
Beispiel:
Lieferantenprodukt Zutat Umrechnung 1 Kiste Tomaten Tomaten 10 kg 1 Kiste Milch Milch 12 l 1 Flasche Öl Olivenöl 1 l
Warum Produktzuordnungen wichtig sind Produktzuordnungen sind erforderlich, damit Wareneingänge automatisch in den Bestand übernommen werden können.
Ohne Zuordnung weiß Bestellfix nicht, welche Zutat aktualisiert werden soll.
Bestellposition Zuordnung vorhanden? Ergebnis im Bestand 2 Kisten Tomaten Ja Tomaten +20 kg 5 Packungen Mehl Nein Keine Bestandsbewegung für eine Zutat
Eine Produktzuordnung ist erforderlich, wenn bestellte Produkte den Zutatenbestand automatisch erhöhen sollen.
Wann Sie Produktzuordnungen verwenden Verwenden Sie Produktzuordnungen, wenn Sie:
Lieferantenbestellungen in den Bestand übernehmen möchten
Bestellte Produkte in Zutatenbestand umrechnen möchten
Bestandsmengen korrekt verfolgen möchten
Bestandswerte berechnen möchten
Nachbestellvorschläge unterstützen möchten
Bestandsberichte verbessern möchten
Wie die Zuordnung funktioniert Eine Zuordnung verbindet ein Lieferantenprodukt mit einer internen Zutat.
Sie kann folgende Angaben enthalten:
Feld Bedeutung Lieferantenprodukt Das Produkt aus dem Lieferantenkatalog oder aus der Bestellung Zutat Die interne Zutat, die aktualisiert werden soll Von-Einheit Produkt- oder Verpackungseinheit Nach-Einheit Einheit der Zutat Faktor Umrechnungsfaktor von Produktmenge zu Zutatenmenge
Umrechnungsfaktor Der Umrechnungsfaktor legt fest, wie viel Zutatenbestand durch ein erhaltenes Produkt entsteht.
Erhaltene Menge Faktor Hinzugefügter Zutatenbestand 1 Kiste 10 kg 10 kg 2 Kisten 10 kg 20 kg 5 Packungen 1,5 kg 7,5 kg
Formel:
Erhaltene Menge × Faktor = Zutatenmenge Beispiel Ein Lieferantenprodukt wird in Kisten bestellt, die Zutat wird aber in Kilogramm geführt.
Feld Wert Lieferantenprodukt Kiste Tomaten Zutat Tomaten Von-Einheit Kiste Nach-Einheit kg Faktor 10
Wenn Sie 3 Kisten erhalten, fügt Bestellfix dem Bestand 30 kg Tomaten hinzu.
Verpackungsebenen Einige Lieferantenprodukte haben mehrere Verpackungsebenen.
Ebene Bedeutung Kiste Äußere Verpackung Packung Innere Verpackung Stück, kg oder l Basismenge
Beispiele:
Produkt Verpackungsstruktur Tomatenkiste 1 Kiste = 10 kg Bierkiste 1 Kiste = 24 Flaschen Sahnekarton 1 Karton = 12 Packungen × 1 l
Verpackungsebenen helfen Bestellfix zu verstehen, wie ein Produkt in Zutatenbestand umgerechnet werden soll.
Automatische Faktorberechnung Bestellfix kann dabei helfen, den Umrechnungsfaktor aus Verpackungsinformationen zu berechnen.
Dabei können verwendet werden:
Verpackungstexte des Produkts
Verpackungsebenen
Ausgewählte Zutat
Basiseinheit der Zutat
Einheitenumrechnungen
Prüfen Sie automatisch berechnete Faktoren immer sorgfältig, bevor Sie diese für den laufenden Bestand verwenden.
Wareneingänge mit Zuordnungen Beim Erfassen eines Wareneingangs prüft Bestellfix jede Bestellposition.
Wenn ein Produkt zugeordnet ist, kann das System eine Wareneingangsbewegung im Bestandsjournal erstellen.
Bestelltes Produkt Erhaltene Menge Zuordnung Journaleintrag Tomatenkiste 2 1 Kiste = 10 kg RECEIPT +20 kgMilchkiste 3 1 Kiste = 12 l RECEIPT +36 l
Fehlende Zuordnungen Eine fehlende Zuordnung bedeutet, dass Bestellfix das Produkt nicht in Zutatenbestand umrechnen kann.
Häufige Gründe:
Das Lieferantenprodukt ist neu
Das Produkt wurde umbenannt
Die Zutat existiert noch nicht
Der Umrechnungsfaktor wurde noch nicht festgelegt
Das Produkt soll den Bestand nicht beeinflussen
Zuordnung bearbeiten Sie können eine Zuordnung aktualisieren, wenn sich Produkt, Zutat, Einheit oder Faktor ändern.
Typische Änderungen sind:
Verknüpfte Zutat ändern
Zieleinheit ändern
Faktor korrigieren
Verpackungsebenen aktualisieren
Falsche Einheitenumrechnung korrigieren
Änderungen an einer Zuordnung wirken sich auf zukünftige Bestandsbewegungen aus. Bereits bestehende Journaleinträge werden nicht automatisch angepasst.
Zuordnung löschen Wenn Sie eine Zuordnung löschen, werden künftige Wareneingänge für dieses Produkt nicht mehr automatisch in den Zutatenbestand übernommen.
Nutzen Sie das Löschen, wenn:
Das Produkt nicht mehr verwendet wird
Das Produkt falsch zugeordnet wurde
Das Lieferantenprodukt den Bestand nicht beeinflussen soll
Eine sauberere Zuordnung die alte ersetzen soll
Gute Beispiele für Zuordnungen Lieferantenprodukt Zutat Guter Faktor 1 Kiste Tomaten, 10 kg Tomaten 10 kg 1 Flasche Olivenöl, 1 l Olivenöl 1 l 1 Kiste Bier, 24 × 0,33 l Bier 7,92 l 1 Packung Butter, 250 g Butter 0,25 kg
Häufige Fehler Falscher Faktor Wenn der Faktor zu hoch oder zu niedrig ist, wird der Wareneingang falsch gebucht.
Problem Ergebnis 1 Kiste = 10 kg, aber Faktor ist 1 Bestand ist zu niedrig 1 Flasche = 1 l, aber Faktor ist 12 Bestand ist zu hoch 250 g werden als 250 kg eingetragen Bestand ist viel zu hoch
Falsche Zutat Wenn ein Produkt der falschen Zutat zugeordnet ist, verändert sich der falsche Bestand.
Beispiel:
Lieferantenprodukt Falsche Zuordnung Korrekte Zuordnung Tomatenkiste Tomatensuppe Tomaten Sahnekarton Milch Sahne
Falsche Einheit Die Einheit der Zutat sollte dazu passen, wie die Zutat im Bestand geführt wird.
Beispiele:
Zutat Empfohlene Basiseinheit Tomaten kg Milch l Butter kg Flaschengetränke Flasche, l oder Stück – je nach Arbeitsweise
Produktzuordnung und Bestandsjournal Wenn ein zugeordnetes Produkt als Wareneingang erfasst wird, kann Bestellfix einen Eintrag im Bestandsjournal erstellen.
Der Journaleintrag kann folgende Informationen enthalten:
Feld Bedeutung Zutat Betroffene Zutat Lagereinheit Lagerort, an dem Bestand hinzugefügt wurde Buchungsart In der Regel RECEIPT Menge Umgerechnete Zutatenmenge Einstandspreis je Einheit Kosten pro Basiseinheit der Zutat Wert Menge multipliziert mit dem Einstandspreis Ursprung Zugehörige Bestellposition
Produktzuordnung und Kosten Produktzuordnungen helfen auch dabei, Bestandswerte zu berechnen.
Beim Wareneingang kann Bestellfix den Produktpreis und den Umrechnungsfaktor verwenden, um einen Einstandspreis pro Zutaten-Einheit zu berechnen.
Beispiel:
Produktpreis Faktor Einstandspreis je Einheit 20,00 € pro Kiste 10 kg 2,00 €/kg 12,00 € pro Kiste 12 l 1,00 €/l 5,00 € pro Packung 0,25 kg 20,00 €/kg
Produktzuordnung und Nachbestellvorschläge Produktzuordnungen können Nachbestellvorschläge unterstützen.
Wenn Bestellfix weiß, welches Lieferantenprodukt zu welcher Zutat gehört, kann das System bei niedrigem Bestand vorschlagen, was bestellt werden sollte.
Beispiel:
Niedrige Zutat Zugeordnetes Lieferantenprodukt Bestellvorschlag Tomaten Tomatenkiste 10 kg Tomatenkisten bestellen Milch Milchkiste 12 l Milchkisten bestellen Butter Butterpackung 250 g Butterpackungen bestellen
Produktzuordnung und Berichte Produktzuordnungen verbessern Bestandsberichte, weil Wareneingänge mit Zutaten verknüpft werden können.
So lassen sich Fragen beantworten wie:
Welche Produkte haben den Bestand erhöht?
Welche Zutaten wurden eingebucht?
Welche Lieferantenprodukte sind noch nicht zugeordnet?
Welche Produkte erzeugen Bestandswert?
Welche Zutaten benötigen eine bessere Zuordnung?
Bewährte Vorgehensweisen Klare Zutatennamen verwenden Halten Sie Zutatennamen einfach und einheitlich.
Gute Beispiele:
Tomaten
Milch
Ribeye
Butter
Olivenöl
Vermeiden Sie doppelte oder unklare Namen wie:
Tomate
Frische Tomaten
Tomaten Küche
Tomatenkiste
Einheit vor dem Speichern prüfen Prüfen Sie vor dem Speichern einer Zuordnung:
Produktmenge
Verpackungseinheit
Basiseinheit der Zutat
Umrechnungsfaktor
Hochwertige Produkte besonders sorgfältig prüfen Kleine Faktorfehler können große Fehler im Bestandswert verursachen.
Prüfen Sie Zuordnungen besonders sorgfältig bei:
Fleisch
Fisch
Wein
Spirituosen
Hochwertigen Trockenwaren
Produkten mit komplexer Verpackung
Zuordnungen aktuell halten Aktualisieren Sie Zuordnungen, wenn:
Sich Verpackungen beim Lieferanten ändern
Sich Produktnamen ändern
Sich Produktgrößen ändern
Sich Zutateneinheiten ändern
Neue Produkte hinzugefügt werden
Häufige Arbeitsabläufe Lieferantenprodukt einer Zutat zuordnen
Öffnen Sie die Seite für Produktzuordnungen
Wählen Sie das Lieferantenprodukt aus
Wählen Sie die interne Zutat aus
Wählen Sie die passenden Einheiten
Geben Sie den Faktor ein oder lassen Sie ihn berechnen
Speichern Sie die Zuordnung
Bestellung in den Bestand übernehmen
Öffnen Sie die Bestellung
Prüfen Sie, welche Positionen zugeordnet sind
Ergänzen Sie bei Bedarf fehlende Zuordnungen
Wählen Sie die Lagereinheit aus
Bestätigen Sie die erhaltenen Mengen
Buchen Sie den Wareneingang in den Bestand
Falsche Zuordnung korrigieren
Öffnen Sie die Zuordnung
Prüfen Sie die verknüpfte Zutat
Prüfen Sie die Einheitenumrechnung
Korrigieren Sie den Faktor
Speichern Sie die Zuordnung
Prüfen Sie künftige Wareneingänge sorgfältig
Nicht zugeordnete Produkte prüfen
Öffnen Sie die Wareneingangsvorschau
Prüfen Sie Produkte, die als nicht zugeordnet markiert sind
Legen Sie bei Bedarf fehlende Zutaten an
Ordnen Sie jedes Produkt der passenden Zutat zu
Fahren Sie mit dem Wareneingang fort
Häufige Probleme Produkt erhöht den Bestand nicht Prüfen Sie:
Produkt ist zugeordnet
Zutat existiert
Lagereinheit wurde ausgewählt
Erhaltene Menge ist größer als null
Wareneingang wurde gebucht
Bestandsmenge ist nach Wareneingang falsch Prüfen Sie:
Umrechnungsfaktor
Von-Einheit
Nach-Einheit
Erhaltene Menge
Produktverpackung
Doppelte Wareneingänge
Kosten wirken falsch Prüfen Sie:
Produktpreis
Umrechnungsfaktor
Berechnung des Einstandspreises je Einheit
Basiseinheit der Zutat
Bisheriger gleitender Durchschnittspreis
Produkt wird als nicht zugeordnet angezeigt Prüfen Sie:
Lieferantenprodukt wurde korrekt ausgewählt
Zuordnung wurde gespeichert
Produkt wurde nicht gelöscht oder ersetzt
Die Bestellposition verwendet denselben Produktdatensatz
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