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Lieferantenkontakte Lieferantenkontakte ermöglichen es Restaurants, Kontaktdaten von Lieferanten zu speichern und Bestellungen direkt per E-Mail zu senden.
Nutzen Sie Lieferantenkontakte, wenn Sie bei einem Lieferanten bestellen, der nicht über den Mathership-Lieferantenkatalog oder eine feste Lieferantenbeziehung verbunden ist.
Was sind Lieferantenkontakte? Ein Lieferantenkontakt ist ein gespeicherter Kontakt für eine Ihrer Kundenfirmen.
Ein Lieferantenkontakt enthält in der Regel:
Lieferantenname
E-Mail-Adresse des Lieferanten
Aktiver oder inaktiver Status
Die zugehörige Kundenfirma
Lieferantenkontakte werden verwendet, wenn Sie direkte Kontaktbestellungen erstellen.
Wann sollte man Lieferantenkontakte nutzen? Nutzen Sie Lieferantenkontakte, wenn:
Der Lieferant nicht im Lieferantenkatalog verfügbar ist
Sie nur eine Bestellung per E-Mail senden möchten
Sie häufig verwendete Lieferanten-E-Mail-Adressen speichern möchten
Sie Lieferantenkontakte wiederverwenden möchten, statt sie erneut einzugeben
Sie bei kleineren oder externen Lieferanten bestellen
Beispiele:
Lieferant E-Mail Anwendungsfall Lokaler Metzger bestellung@metzger-beispiel.de Fleischbestellungen Weinlieferant vertrieb@wein-beispiel.de Weinbestellungen Bäckerei baeckerei@beispiel.de Brotbestellungen Gemüselieferant bestellung@gemuese-beispiel.de Frische Ware
Lieferantenkontakte und verbundene Lieferanten Lieferantenkontakte unterscheiden sich von verbundenen Lieferanten.
Typ Bedeutung Verbundener Lieferant Ein Lieferantenunternehmen, das über Mathership verbunden ist Lieferantenkontakt Ein manuell gespeicherter Lieferantenkontakt mit Name und E-Mail
Verbundene Lieferanten können Produktkataloge, Kundenbeziehungen, Kundennummern, Touren und lieferantenseitige Bestellverwaltung haben.
Lieferantenkontakte sind einfacher. Sie dienen hauptsächlich dazu, eine Bestellung per E-Mail an eine gespeicherte Lieferantenadresse zu senden.
Lieferantenkontakte anzeigen So zeigen Sie Lieferantenkontakte an:
Gehen Sie zu Restaurants
Öffnen Sie Ihre Firma
Gehen Sie zu Lieferantenkontakte oder zur Lieferanten-/Kontaktauswahl im Bestellprozess
Prüfen Sie die gespeicherten Kontakte
Die Liste kann Folgendes anzeigen:
Kontakt-ID
Lieferantenname
Lieferanten-E-Mail
Aktiver Status
In der normalen Kontaktliste werden nur aktive Kontakte angezeigt.
Lieferantenkontakt erstellen So erstellen Sie einen neuen Lieferantenkontakt:
Öffnen Sie die Lieferantenkontaktliste
Klicken Sie auf Kontakt hinzufügen
Geben Sie den Lieferantennamen ein
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Lieferanten ein
Speichern Sie den Kontakt
Pflichtfelder:
Feld Pflicht Beispiel Lieferantenname Ja Frische-Lieferant Lieferanten-E-Mail Ja bestellung@lieferant.de
Ein Lieferantenkontakt benötigt sowohl einen Namen als auch eine E-Mail-Adresse. Ohne beide Angaben kann der Kontakt nicht erstellt werden.
Bestehende Kontakte wiederverwenden Wenn Sie eine Bestellung mit Lieferantenname und E-Mail erstellen, kann Mathership einen bestehenden Lieferantenkontakt mit derselben E-Mail-Adresse wiederverwenden.
Wenn der Kontakt bereits existiert:
Der bestehende Kontakt wird wiederverwendet
Der Name kann aktualisiert werden
Der Kontakt kann reaktiviert werden, falls er inaktiv war
So werden doppelte Kontakte für dieselbe Lieferanten-E-Mail-Adresse vermieden.
Lieferantenkontakt bearbeiten Sie können einen gespeicherten Lieferantenkontakt aktualisieren.
In der Regel können Sie Folgendes bearbeiten:
Lieferantenname
Lieferanten-E-Mail-Adresse
Aktiver Status
So bearbeiten Sie einen Kontakt:
Öffnen Sie die Lieferantenkontaktliste
Wählen Sie den Kontakt aus
Aktualisieren Sie Name oder E-Mail
Speichern Sie Ihre Änderungen
Beispiel:
Feld Alter Wert Neuer Wert Lieferantenname Weinlieferant Premium-Weinlieferant Lieferanten-E-Mail alt@lieferant.de bestellung@lieferant.de
Die Änderung eines Lieferantenkontakts wirkt sich auf die zukünftige Verwendung aus. Bereits gesendete Bestellungen werden dadurch nicht zwangsläufig geändert.
Lieferantenkontakt löschen Das Löschen eines Lieferantenkontakts entfernt ihn nicht dauerhaft.
Stattdessen wird der Kontakt auf inaktiv gesetzt.
Das bedeutet:
Der Kontakt erscheint nicht mehr in der aktiven Kontaktliste
Bestehende Bestellhistorie kann weiterhin auf den Kontakt verweisen
Der Kontakt kann später bei Bedarf wieder reaktiviert werden
So löschen Sie einen Kontakt:
Öffnen Sie die Lieferantenkontaktliste
Wählen Sie den Kontakt aus
Klicken Sie auf Löschen
Bestätigen Sie die Aktion
Aktive und inaktive Kontakte Lieferantenkontakte haben einen aktiven Status.
Status Bedeutung Aktiv Der Kontakt ist für neue Bestellungen verfügbar Inaktiv Der Kontakt ist in der normalen Auswahl ausgeblendet
Nutzen Sie den inaktiven Status, wenn:
Sie nicht mehr bei diesem Lieferanten bestellen
Die E-Mail-Adresse veraltet ist
Der Lieferant vorübergehend nicht genutzt wird
Sie die Historie behalten, aber die aktive Liste bereinigen möchten
Lieferantenkontakt in einer Bestellung verwenden Lieferantenkontakte werden für direkte Kontaktbestellungen verwendet.
Beim Erstellen einer Bestellung können Sie entweder:
Einen bestehenden Lieferantenkontakt auswählen
Einen neuen Lieferantennamen und eine neue Lieferanten-E-Mail eingeben
Wenn Sie einen bestehenden Kontakt auswählen, verwendet Mathership den gespeicherten Namen und die gespeicherte E-Mail-Adresse.
Wenn Sie einen neuen Lieferantennamen und eine neue E-Mail eingeben, kann Mathership automatisch einen Lieferantenkontakt erstellen oder einen bestehenden Kontakt wiederverwenden.
Eine direkte Kontaktbestellung benötigt:
Lieferadresse
Lieferantenkontakt oder Lieferantenname und E-Mail
Mindestens ein Produkt
Mengen
Optionale Felder können sein:
Nachricht
Voraussichtliches Lieferdatum
Versandmodus
Geplanter Versandzeitpunkt
Beispiel für Bestellfelder:
Feld Beispiel Lieferadresse Hauptrestaurant Lieferantenkontakt Lokaler Metzger Nachricht Bitte vor 10:00 Uhr liefern Voraussichtliches Lieferdatum 2026-05-12 Modus Senden Artikel Ribeye, Hackfleisch
Bestellmodi Direkte Kontaktbestellungen können in drei Modi verarbeitet werden.
Modus Bedeutung Senden Die Bestell-E-Mail sofort senden Entwurf Die Bestellung speichern, ohne sie zu senden Planen Die Bestellung speichern und später senden
Bestellung sofort senden Nutzen Sie Senden , wenn die Bestellung sofort per E-Mail an den Lieferanten gesendet werden soll.
Wenn die Bestellung gesendet wird:
Die Bestellung wird erstellt
Der Lieferantenkontakt wird verknüpft
Die Bestell-E-Mail wird in die Warteschlange gestellt oder gesendet
Der E-Mail-Status wird zunächst auf „pending“ gesetzt
Bestellung als Entwurf speichern Nutzen Sie Entwurf , wenn die Bestellung vorbereitet, aber noch nicht gesendet werden soll.
Entwürfe sind hilfreich, wenn:
Sie die Bestellung später prüfen möchten
Ein Kollege die Bestellung zuerst kontrollieren soll
Die Bestellung noch unvollständig ist
Sie noch nicht bereit sind, die Bestellung zu senden
Entwürfe können vor dem Senden bearbeitet werden.
Bestellung planen Nutzen Sie Planen , wenn die Bestellung zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden soll.
Geplante Bestellungen sind hilfreich, wenn:
Bestellungen früh am Morgen rausgehen sollen
Sie Bestellungen im Voraus vorbereiten
Sie Bestellungen an Lieferfristen anpassen möchten
Sie vermeiden möchten, dass eine Bestellung sofort gesendet wird
Der geplante Zeitpunkt muss in der Zukunft liegen.
Geplante Versandzeitpunkte müssen ein gültiges Datum/Uhrzeit-Format haben und in der Zukunft liegen.
Voraussichtliches Lieferdatum Das voraussichtliche Lieferdatum ist optional.
Nutzen Sie es, wenn Sie festhalten möchten, wann der Lieferant voraussichtlich liefert.
Das Datum sollte folgendes Format verwenden: YYYY-MM-DD
Beispiel: 2026-05-12
Das voraussichtliche Lieferdatum ist nicht dasselbe wie der geplante Versandzeitpunkt. Das voraussichtliche Lieferdatum beschreibt, wann die Ware ankommen soll.
Entwürfe oder geplante Bestellungen bearbeiten Entwürfe und geplante Kontaktbestellungen können vor dem Versand bearbeitet werden.
Sie können in der Regel Folgendes aktualisieren:
Lieferadresse
Nachricht
Voraussichtliches Lieferdatum
Geplanter Versandzeitpunkt
Bestellartikel
Wenn Artikel aktualisiert werden, wird die Artikelliste durch die neue Liste ersetzt.
Nur Entwürfe oder geplante Bestellungen können bearbeitet werden. Bereits gesendete Bestellungen können nicht auf dieselbe Weise bearbeitet werden.
Entwurf oder geplante Bestellung sofort senden Sie können einen Entwurf oder eine geplante Bestellung sofort senden.
Wenn Sie die Bestellung jetzt senden:
Der E-Mail-Status wechselt auf „pending“
Der geplante Versandzeitpunkt wird gelöscht
Die Bestell-E-Mail wird an den Lieferantenkontakt gesendet
Nutzen Sie diese Funktion, wenn:
Ein Entwurf fertig ist
Eine geplante Bestellung früher gesendet werden soll
Sie nicht mehr bis zum geplanten Versandzeitpunkt warten möchten
Lieferdatum aktualisieren Sie können das Lieferdatum einer Bestellung nachträglich aktualisieren.
Nutzen Sie dies, wenn:
Der Lieferant ein Lieferdatum bestätigt
Sich das erwartete Lieferdatum ändert
Ihre Bestellhistorie die tatsächliche Planung widerspiegeln soll
Das Lieferdatum sollte folgendes Format verwenden: YYYY-MM-DD
Beispiel: 2026-05-12
Kontaktbestellungen archivieren Bestellungen können archiviert werden, wenn sie in der aktiven Liste nicht mehr relevant sind.
Archivieren löscht die Bestellung nicht.
Nutzen Sie Archivieren, wenn:
Die Bestellung abgeschlossen ist
Die Bestellung keine Aufmerksamkeit mehr benötigt
Sie die Bestellliste aufräumen möchten
Sie die Bestellung für die Historie behalten möchten
Archivierte Bestellungen werden aus den normalen aktiven Bestellansichten entfernt, bleiben aber für die Historie verfügbar.
Bestell-PDF herunterladen Bestellungen können als PDF-Datei heruntergeladen werden.
Nutzen Sie dies, wenn:
Sie eine Kopie außerhalb von Mathership speichern möchten
Sie die Bestellung manuell weiterleiten müssen
Sie die Bestellung ausdrucken möchten
Sie ein Dokument für interne Unterlagen benötigen
Das PDF kann Folgendes enthalten:
Lieferantenname
Kundenfirma
Lieferadresse
Bestellartikel
Mengen
Preise, falls verfügbar
Nachricht
Bestelldetails
Fehlgeschlagene Bestell-E-Mail erneut senden Wenn eine Bestell-E-Mail fehlschlägt, kann sie erneut versucht werden.
Ein erneuter Versuch ist in der Regel möglich, wenn der E-Mail-Status lautet:
Beim erneuten Versuch:
Der E-Mail-Status wird auf „pending“ zurückgesetzt
Der vorherige E-Mail-Fehler wird gelöscht
Der E-Mail-Versand wird erneut gestartet
Nutzen Sie dies, wenn:
Die E-Mail-Adresse des Lieferanten vorübergehend nicht erreichbar war
Es ein technisches Versandproblem gab
Sie ein Problem mit der E-Mail-Adresse korrigiert haben und erneut senden möchten
Typischer Ablauf Ein typischer Ablauf mit Lieferantenkontakten sieht so aus:
Kundenfirma erstellen oder auswählen
Produkte zur eigenen Produktliste hinzufügen
Lieferantenkontakt mit Lieferantenname und E-Mail erstellen
Bestellung mit diesem Kontakt erstellen
Produkte und Mengen hinzufügen
Bestellung senden, als Entwurf speichern oder planen
Bestellhistorie prüfen
Abgeschlossene Bestellungen archivieren
Beispiel: Lieferantenkontakt erstellen Sie möchten Ihren lokalen Metzger als Kontakt speichern.
Feld Beispiel Lieferantenname Lokaler Metzger Lieferanten-E-Mail bestellung@lokaler-metzger.de Status Aktiv
Sie können diesen Kontakt nun auswählen, wenn Sie Fleischbestellungen senden.
Beispiel: Direkte Kontaktbestellung senden Sie möchten eine direkte E-Mail-Bestellung an Ihre Bäckerei senden.
Feld Beispiel Lieferantenkontakt Stadtbäckerei Lieferadresse Hauptrestaurant Voraussichtliches Lieferdatum 2026-05-12 Nachricht Bitte vor 8:00 Uhr liefern Modus Senden
Mathership erstellt die Bestellung und sendet die E-Mail an den gespeicherten Bäckerei-Kontakt.
Beispiel: Bestellung planen Sie möchten heute eine Bestellung vorbereiten, aber erst morgen früh senden.
Feld Beispiel Lieferantenkontakt Gemüselieferant Lieferadresse Hauptrestaurant Modus Planen Geplanter Zeitpunkt Morgen früh Voraussichtliches Lieferdatum 2026-05-12
Die Bestellung wird gespeichert und später zum geplanten Zeitpunkt gesendet.
Empfehlungen Lieferanten-E-Mails sauber halten Nutzen Sie die E-Mail-Adresse, an die Bestellungen tatsächlich gesendet werden sollen.
Vermeiden Sie allgemeine Adressen, wenn der Lieferant eine spezielle Bestelladresse hat.
Gute Beispiele:
Klare Lieferantennamen verwenden Nutzen Sie Namen, die Ihr Team schnell erkennt.
Beispiele:
Weniger klar Besser Lieferant 1 Lokaler Metzger Wein Premium-Weinlieferant Brot Stadtbäckerei
Alte Kontakte aus der aktiven Nutzung entfernen Wenn Sie nicht mehr bei einem Lieferanten bestellen, setzen Sie den Kontakt auf inaktiv, statt ihn in der aktiven Liste zu behalten.
So bleibt der Bestellprozess übersichtlich.
Vor dem Senden prüfen Prüfen Sie vor dem Senden:
Richtiger Lieferantenkontakt
Richtige Lieferadresse
Richtige Produkte
Richtige Mengen
Richtige Nachricht
Richtiges Lieferdatum
Entwürfe zur Prüfung verwenden Nutzen Sie Entwürfe, wenn eine andere Person die Bestellung vor dem Versand prüfen soll.
So vermeiden Sie falsche Mengen oder falsche Lieferanten-E-Mails.
Häufige Probleme Lieferantenkontakt erscheint nicht Prüfen Sie, ob:
Der Kontakt zur ausgewählten Kundenfirma gehört
Der Kontakt aktiv ist
Die richtige Firma ausgewählt ist
Der Kontakt nicht gelöscht oder deaktiviert wurde
Kontakt kann nicht erstellt werden Prüfen Sie, ob:
Ein Lieferantenname eingetragen ist
Eine Lieferanten-E-Mail eingetragen ist
Die E-Mail-Adresse gültig ist
Sie in der richtigen Kundenfirma arbeiten
Bestellung kann nicht gesendet werden Prüfen Sie, ob:
Eine Lieferadresse ausgewählt ist
Mindestens ein Artikel enthalten ist
Ein Lieferantenkontakt ausgewählt ist
Oder Lieferantenname und Lieferanten-E-Mail eingetragen sind
Der Versandmodus gültig ist
Geplante Bestellung schlägt fehl Prüfen Sie, ob:
Der geplante Zeitpunkt in der Zukunft liegt
Der geplante Zeitpunkt ein gültiges Datum und eine gültige Uhrzeit ist
Die Bestellung weiterhin Artikel enthält
Die Lieferanten-E-Mail korrekt ist
Falscher Lieferant hat die Bestellung erhalten Prüfen Sie, ob:
Der richtige Lieferantenkontakt ausgewählt wurde
Die Lieferanten-E-Mail aktuell ist
Alte Kontakte deaktiviert wurden
Die Bestellung nicht mit einer falsch eingegebenen manuellen E-Mail erstellt wurde
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