> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://help.mathership.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Bestellexporte > Bestelldaten mit PDF- oder CSV-Anhängen exportieren und verarbeiten # Bestellexporte Mathership kann Bestelldaten in exportfreundlichen Formaten bereitstellen. Bestellexporte werden hauptsächlich genutzt, wenn Lieferanten eingehende Bestellungen außerhalb der Mathership-Oberfläche verarbeiten möchten, zum Beispiel in Excel, einem ERP-System oder einem internen Bestellablauf. ## Was sind Bestellexporte? Bestellexporte sind strukturierte Darstellungen von Bestelldaten. Sie können Informationen enthalten wie: * Artikelnummern * Artikelnamen * Mengen * Gebinde * Preise, sofern verfügbar * Kundennummer * Bestell-ID * Kunden-E-Mail * Bestellzeitpunkt Im aktuellen Bestellablauf werden Exporte hauptsächlich als E-Mail-Anhänge erstellt. ## Exportformate Mathership kann Bestellanhänge in zwei Formaten erzeugen: | Format | Anwendungsfall | | ------ | ------------------------------------------- | | PDF | Lesbares Bestelldokument | | CSV | Strukturierte Bestelldaten zur Verarbeitung | Wenn kein bestimmtes Format ausgewählt wurde, verwendet Mathership standardmäßig PDF. ## PDF-Exporte PDF-Exporte sind hilfreich, wenn Lieferanten eine Bestellung lesen, drucken oder archivieren möchten. Verwenden Sie PDF, wenn Sie: * Die Bestellung drucken möchten * Die Bestellung manuell lesen möchten * Die Bestellung als Dokument archivieren möchten * Die Bestellung intern weiterleiten möchten * Eine lesbare Kopie der Bestellung behalten möchten PDF ist das standardmäßige Exportformat. ## CSV-Exporte CSV-Exporte sind hilfreich, wenn Lieferanten Bestelldaten in einem anderen System verarbeiten möchten. Verwenden Sie CSV, wenn Sie: * Die Bestellung in Excel öffnen möchten * Die Bestellung in ein ERP-System importieren möchten * Artikelnummern und Mengen kopieren möchten * Bestellungen automatisch verarbeiten möchten * Produkte anhand von Artikelnummern abgleichen möchten Die CSV-Datei verwendet ein Semikolon als Trennzeichen. ## Standard-CSV-Struktur Der Standard-CSV-Export enthält eine Zeile pro Bestellposition. Für deutsche Benutzer enthält die CSV-Datei folgende Spalten: | Spalte | Bedeutung | | ------------- | --------------------------------------- | | Artikelnummer | Artikelnummer des Lieferanten | | Artikelname | Produktname | | Menge | Bestellte Menge | | Gebinde | Verpackung | | Gesamtpreis | Gesamtpreis der Zeile, sofern verfügbar | Für andere Sprachen können die CSV-Spalten auf Englisch angezeigt werden: | Spalte | Bedeutung | | -------------- | --------------------------------------- | | Article Number | Artikelnummer des Lieferanten | | Article Name | Produktname | | Quantity | Bestellte Menge | | Packaging | Verpackung | | Total Price | Gesamtpreis der Zeile, sofern verfügbar | Die Sprache der CSV-Spalten hängt von der ausgewählten Sprache des Kunden ab. ## Preise in Exporten Wenn ein Produkt einen Preis hat, kann Mathership den Zeilengesamtpreis berechnen. Der Zeilengesamtpreis wird berechnet aus: ```txt theme={null} Preis × Menge ``` Wenn kein Preis verfügbar ist, kann die CSV-Datei den Preis als nicht verfügbar anzeigen. Fehlende Preise verhindern nicht, dass der Bestellexport erstellt wird. ## Einstellung für das Anhangsformat Das Format für Bestellanhänge wird beim Kundenunternehmen gespeichert. Verfügbare Werte sind: | Wert | Ergebnis | | ---- | ------------------------------------- | | pdf | Bestellungen werden als PDF angehängt | | csv | Bestellungen werden als CSV angehängt | Wenn die Einstellung leer ist oder fehlt, verwendet Mathership PDF. ## Exportformat ändern Kunden können ihr Bestellanhangsformat in den Unternehmenseinstellungen ändern. Nur gültige Formate werden akzeptiert: * PDF * CSV Wenn ein anderer Wert übermittelt wird, lehnt Mathership die Einstellung ab. Das Exportformat gehört zum Kundenunternehmen. Es wirkt sich auf Bestell-E-Mails aus, die von diesem Kundenkonto gesendet werden. ## Dateinamen Mathership erstellt Dateinamen automatisch. Der Dateiname kann Folgendes enthalten: * Kundennummer * Bestell-ID * Zeitstempel * Kunden-E-Mail * Mathership-Referenz Beispiel für einen PDF-Dateinamen: ```txt theme={null} 4711_order_123_1710000000000_customer_at_example_de_mathership.pdf ``` Beispiel für einen CSV-Dateinamen: ```txt theme={null} 4711_order_123_1710000000000_customer_at_example_de_mathership.csv ``` Dies hilft Lieferanten, den Anhang dem richtigen Kunden und der richtigen Bestellung zuzuordnen. ## Kundennummern in Export-Dateinamen Wenn für die Lieferanten-Kunden-Beziehung eine Kundennummer vorhanden ist, kann Mathership diese in den Dateinamen aufnehmen. Wenn keine Kundennummer vorhanden ist, kann Mathership stattdessen die ID des Kundenunternehmens verwenden. Das ist hilfreich, wenn Lieferanten Kundennummern in ihrem ERP-, Buchhaltungs- oder internen Bestellverarbeitungssystem verwenden. ## Exportversand Bestellexporte werden als Anhänge mit Bestell-E-Mails gesendet. Wenn ein Kunde eine Bestellung sendet, kann Mathership: 1. Die Bestellung erstellen 2. Die Bestellpositionen erstellen 3. Die Bestell-E-Mail erzeugen 4. Den PDF- oder CSV-Anhang erzeugen 5. Die E-Mail an den Lieferanten senden Der Lieferant erhält den Bestellexport im ausgewählten Anhangsformat. ## Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten Der Export wird an die Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten angehängt. Die E-Mail wird gesendet an: * Die Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten, sofern vorhanden * Andernfalls an die E-Mail-Adresse des Lieferantenbenutzers Lieferanten sollten ihre Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse aktuell halten, um Bestellexporte zuverlässig zu erhalten. ## Benutzerdefinierte CSV-Formate Mathership kann auch benutzerdefinierte CSV-Formate für bestimmte Kunden oder Arbeitsabläufe unterstützen. Ein benutzerdefiniertes CSV-Format kann zusätzliche Zeilen oder Spalten enthalten, zum Beispiel: * Filialname * Zeitstempel * Filialnummer * Bestelldatum * Voraussichtliches Lieferdatum * Artikelnummer * Bestellmenge * Verpackungseinheit * Artikelbeschreibung * Preis * Einheitenbezug Benutzerdefinierte CSV-Formate sind hilfreich, wenn ein Lieferant oder Kunde ein bestimmtes Importlayout benötigt. ## Beispiel: Standard-CSV-Export Ein einfacher CSV-Export kann so aussehen: ```csv theme={null} Artikelnummer;Artikelname;Menge;Gebinde;Gesamtpreis 1001;Tomato Sauce;12;Bottle;36.0 1002;Pasta;5;Box;25.0 ``` ## Beispiel: Fehlender Preis Wenn ein Produkt keinen Preis hat, kann die CSV-Datei den Artikel trotzdem enthalten. ```csv theme={null} Artikelnummer;Artikelname;Menge;Gebinde;Gesamtpreis 1001;Tomato Sauce;12;Bottle;36.0 1003;Olive Oil;2;Can;- ``` ## Beispielablauf Ein typischer Exportablauf sieht so aus: 1. Kunde erstellt eine Bestellung 2. Kunde wählt Produkte und Mengen aus 3. Kunde sendet die Bestellung 4. Mathership prüft die Exporteinstellung des Kunden 5. Mathership erzeugt einen PDF- oder CSV-Anhang 6. Mathership sendet die Bestell-E-Mail an den Lieferanten 7. Lieferant lädt den Anhang herunter oder verarbeitet ihn ## Best Practices ### CSV für Systemverarbeitung verwenden Verwenden Sie CSV, wenn Bestellungen in Excel, ERP-Software oder einen anderen strukturierten Ablauf importiert werden. ### PDF für manuelle Verarbeitung verwenden Verwenden Sie PDF, wenn Ihr Team Bestellungen liest, druckt oder manuell archiviert. ### Artikelnummern pflegen CSV-Exporte sind besonders nützlich, wenn Produkte Artikelnummern haben. Artikelnummern helfen Lieferanten, eingehende Bestellzeilen mit der eigenen Produktdatenbank abzugleichen. ### Kundennummern aktuell halten Kundennummern erleichtern die Identifikation von Kunden in exportierten Dateinamen und internen Systemen. ### Fehlende Preise prüfen Wenn Summen wichtig sind, stellen Sie sicher, dass Produktpreise gepflegt sind, bevor Sie sich auf Exportsummen verlassen. ## Häufige Probleme ### CSV enthält keine Preise Prüfen Sie, ob Produktpreise gespeichert sind. Wenn ein Produkt keinen Preis hat, zeigt Mathership den Zeilengesamtpreis möglicherweise als nicht verfügbar an. ### Falsches Exportformat wird gesendet Prüfen Sie die Einstellung für das Bestellanhangsformat des Kunden. Das Format sollte entweder sein: * pdf * csv ### Lieferant hat den Export nicht erhalten Prüfen Sie, ob: * Die Bestellung gesendet und nicht nur als Entwurf gespeichert wurde * Die Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten korrekt ist * Die E-Mail nicht im Spam-Ordner gelandet ist * Das Lieferantenunternehmen eine gültige E-Mail-Adresse hat ### CSV-Import funktioniert nicht Prüfen Sie, ob: * Das empfangende System Semikolon-getrennte CSV-Dateien erwartet * Artikelnummern verfügbar sind * Spaltennamen zur erwarteten Sprache passen * Die Datei vor dem Import nicht verändert wurde ### Dateiname enthält keine Kundennummer Prüfen Sie, ob für die Lieferanten-Kunden-Beziehung eine Kundennummer existiert. Wenn keine Kundennummer vorhanden ist, kann Mathership stattdessen die ID des Kundenunternehmens verwenden. ## Verwandte Seiten Formate für Bestellanhänge in E-Mails verstehen. Erfahren Sie, wie Bestell-E-Mails an Lieferanten gesendet werden. Vollständige Details einer Bestellung anzeigen. Kundenseitige Bestelleinstellungen konfigurieren.