> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://help.mathership.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # E-Mail-Benachrichtigungen > Verstehen, wann Mathership E-Mail-Benachrichtigungen an Lieferanten und Kunden sendet # E-Mail-Benachrichtigungen Mathership nutzt E-Mail-Benachrichtigungen, um Lieferanten und Kunden über wichtige Konto-, Kunden- und Bestellereignisse zu informieren. E-Mails werden für Onboarding, Kundeneinrichtung, Lieferanten-Kunden-Beziehungen, Passwortzurücksetzungen und Bestellbenachrichtigungen verwendet. ## Was sind E-Mail-Benachrichtigungen? E-Mail-Benachrichtigungen sind automatische Nachrichten, die Mathership sendet, wenn eine wichtige Aktion stattfindet. Sie helfen Benutzern dabei: * Ihre E-Mail-Adresse zu verifizieren * Ihr Passwort einzurichten * Zu erfahren, dass ein Lieferant hinzugefügt wurde * Bestellinformationen zu erhalten * Ihr Passwort zurückzusetzen * Das Onboarding fortzusetzen ## Wann E-Mails gesendet werden Mathership kann in verschiedenen Situationen E-Mails senden. | Situation | Empfänger | Zweck | | --------------------------------- | ------------ | -------------------------------------------------------------- | | Lieferantenregistrierung | Lieferant | E-Mail-Adresse verifizieren | | Neuer Kunde hinzugefügt | Kunde | Konto oder Passwort einrichten | | Bestehender Kunde verknüpft | Kunde | Kunden informieren, dass ein neuer Lieferant hinzugefügt wurde | | Bestellung aufgegeben | Lieferant | Lieferanten über eine neue Bestellung informieren | | Passwortzurücksetzung angefordert | Benutzer | Benutzer kann das Passwort zurücksetzen | | E-Mail verifiziert | Systemaktion | Ausstehende Einladungen aktivieren, sofern vorhanden | ## E-Mails zur Lieferantenregistrierung Wenn sich ein Lieferant registriert, kann Mathership eine Verifizierungs-E-Mail senden. Der Lieferant muss die E-Mail-Adresse verifizieren, bevor das Konto vollständig aktiviert werden kann. Nach der Verifizierung wird das Konto aktiv und ausstehende Einladungen können verarbeitet werden. ## E-Mails zur Kundeneinrichtung Wenn ein Lieferant einen neuen Kunden erstellt, kann Mathership dem Kunden eine E-Mail zur Kontoeinrichtung senden. Diese E-Mail ermöglicht es dem Kunden, ein Passwort einzurichten und auf Mathership zuzugreifen. Die Einrichtungs-E-Mail wird normalerweise gesendet, wenn: * Der Kunde noch kein Mathership-Konto hat * Der Lieferant den Kunden manuell hinzufügt * Der Kunde Login-Zugang benötigt * Ein Link zur Passworteinrichtung erforderlich ist ## Benachrichtigungen für bestehende Kunden Wenn ein Kunde bereits ein Mathership-Konto hat, kann Mathership eine E-Mail senden, die den Kunden darüber informiert, dass ein neuer Lieferant zu seinem Konto hinzugefügt wurde. Das hilft dem Kunden zu verstehen, warum ein neuer Lieferant in seinem Konto erscheint. ## E-Mail-Benachrichtigungen zu Bestellungen Wenn ein Kunde eine Bestellung sendet, sendet Mathership eine Bestellbenachrichtigung per E-Mail an den Lieferanten. Die E-Mail kann Folgendes enthalten: * Bestellnummer * Kundenname * Kundennummer * Lieferort * Bestellte Produkte * Mengen * Verpackungsinformationen * Kundennachricht * Gesamtsumme, sofern Preise verfügbar sind * PDF- oder CSV-Anhang ## Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse des Lieferanten Bestell-E-Mails werden an die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse des Lieferantenunternehmens gesendet. Wenn keine separate Benachrichtigungs-E-Mail vorhanden ist, kann Mathership die E-Mail-Adresse des Lieferantenbenutzers verwenden. Lieferanten sollten ihre Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse aktuell halten, damit Bestell-E-Mails im richtigen Postfach ankommen. ## PDF- und CSV-Anhänge Bestell-E-Mails können einen Anhang enthalten. Je nach Kundeneinstellung kann der Bestellanhang erzeugt werden als: | Format | Anwendungsfall | | ------ | -------------------------------------------------------------- | | PDF | Lesbare Bestellübersicht | | CSV | Import in ERP-, Buchhaltungs- oder Bestellverarbeitungssysteme | PDF wird typischerweise als Standardformat verwendet. ## E-Mails zur Passwortzurücksetzung Benutzer können eine E-Mail zur Passwortzurücksetzung anfordern, wenn sie sich nicht anmelden können. Die E-Mail enthält einen sicheren Link, mit dem der Benutzer ein neues Passwort festlegen kann. ## Typischer E-Mail-Ablauf Ein typischer E-Mail-Ablauf kann so aussehen: 1. Lieferant registriert sich 2. Lieferant verifiziert die E-Mail-Adresse 3. Lieferant fügt einen Kunden hinzu oder lädt ihn ein 4. Kunde erhält eine Einrichtungs- oder Lieferant-hinzugefügt-E-Mail 5. Kunde meldet sich an oder richtet ein Passwort ein 6. Kunde gibt eine Bestellung auf 7. Lieferant erhält eine Bestellbenachrichtigung per E-Mail ## Beispiel: E-Mail zur Einrichtung eines neuen Kunden Ein Lieferant fügt einen neuen Restaurantkunden hinzu. | Feld | Beispiel | | ------------- | ------------------------------------------------------- | | Lieferant | Fresh Food Supplier | | Kunde | Main Restaurant | | Kunden-E-Mail | [restaurant@example.com](mailto:restaurant@example.com) | | Ergebnis | Kunde erhält Einrichtungs-E-Mail | Der Kunde kann die E-Mail nutzen, um den Zugang zu Mathership einzurichten. ## Beispiel: Bestehender Kunde verknüpft Ein Kunde hat bereits ein Mathership-Konto. | Feld | Beispiel | | ----------------- | ------------------------------------------ | | Kunde | Main Restaurant | | Bestehendes Konto | Ja | | Aktion | Lieferant wird zum Kundenkonto hinzugefügt | | Ergebnis | Kunde erhält Benachrichtigungs-E-Mail | Der Kunde kann den Lieferanten anschließend in Mathership sehen. ## Beispiel: Lieferant erhält Bestell-E-Mail Ein Kunde gibt eine Bestellung auf. | Feld | Beispiel | | --------- | ---------------------------------------- | | Kunde | Main Restaurant | | Lieferant | Fresh Food Supplier | | Lieferort | Küche Berlin | | Anhang | PDF oder CSV | | Empfänger | Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten | Der Lieferant erhält die Bestellung per E-Mail und kann sie bearbeiten. ## Best Practices ### Benachrichtigungs-E-Mails aktuell halten Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse, die regelmäßig geprüft wird. Beispiele: | Weniger ideal | Besser | | ---------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------- | | [personal.name@example.com](mailto:personal.name@example.com) | [orders@example.com](mailto:orders@example.com) | | [oldmail@example.com](mailto:oldmail@example.com) | [sales@example.com](mailto:sales@example.com) | | [info@example.com](mailto:info@example.com), wenn selten geprüft | [orders@example.com](mailto:orders@example.com) | ### Gemeinsames Bestellpostfach verwenden Für Bestellbenachrichtigungen an Lieferanten ist ein gemeinsames Postfach meist besser als ein persönliches Postfach. So werden Bestellungen nicht übersehen, wenn einzelne Mitarbeiter abwesend sind. ### Spamfilter prüfen Wenn Kunden oder Lieferanten keine E-Mails erhalten, prüfen Sie Spam-Ordner und E-Mail-Filterregeln. ### CSV-Anhänge für Systemimporte nutzen Verwenden Sie CSV-Anhänge, wenn Ihr internes System strukturierte Bestelldateien importieren kann. Verwenden Sie PDF-Anhänge, wenn die Bestellung hauptsächlich manuell verarbeitet wird. ### Kunden-E-Mail-Adressen sauber halten Kundeneinrichtungs- und Einladungs-E-Mails hängen von der korrekten Kunden-E-Mail-Adresse ab. Vermeiden Sie Platzhalter-E-Mails oder veraltete Adressen. ## Häufige Probleme ### Kunde hat keine Einrichtungs-E-Mail erhalten Prüfen Sie, ob: * Die Kunden-E-Mail-Adresse korrekt ist * Die E-Mail nicht im Spam-Ordner liegt * Das Kundenkonto korrekt erstellt wurde * Der Kunde nicht bereits ein bestehendes Konto hat ### Lieferant hat keine Bestell-E-Mail erhalten Prüfen Sie, ob: * Die Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten korrekt ist * Die Bestellung gesendet und nicht nur als Entwurf gespeichert wurde * Die Bestellung nicht für später geplant wurde * Die E-Mail nicht durch Spamfilter blockiert wurde * Das Lieferantenunternehmen eine gültige E-Mail-Adresse hat ### E-Mail geht an die falsche Adresse Prüfen Sie die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse des Lieferantenunternehmens. Wenn keine Benachrichtigungs-E-Mail konfiguriert ist, kann Mathership die E-Mail-Adresse des Lieferantenbenutzers verwenden. ### Kunde kann kein Passwort einrichten Prüfen Sie, ob: * Der Einrichtungslink gültig ist * Das Token nicht abgelaufen ist * Der Kunde die richtige E-Mail-Adresse verwendet * Das Kundenkonto existiert ### E-Mail zur Passwortzurücksetzung kommt nicht an Bitten Sie den Benutzer, Folgendes zu prüfen: * Korrekte E-Mail-Adresse * Spam-Ordner * E-Mail-Filter * Ob das Konto in Mathership existiert ## Verwandte Seiten Erfahren Sie, wie Lieferanten neue Kunden einladen. Einen Kunden verbinden, der bereits in Mathership existiert. Erfahren Sie, wie Anhänge in Bestell-E-Mails funktionieren. Kundennummern für Lieferanten-Kunden-Beziehungen verwalten.