> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://help.mathership.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # CSV- und PDF-Anhänge > Verstehen, wie Mathership Bestelldetails an Bestell-E-Mails für Lieferanten anhängt # CSV- und PDF-Anhänge Mathership kann Bestelldetails als **PDF-Datei** oder **CSV-Datei** an Bestell-E-Mails anhängen. So können Lieferanten eingehende Bestellungen in dem Format verarbeiten, das am besten zu ihrem Arbeitsablauf passt. ## Was sind Bestellanhänge? Bestellanhänge sind Dateien, die der Bestellbenachrichtigung hinzugefügt werden, die nach einer Kundenbestellung an den Lieferanten gesendet wird. Sie helfen Lieferanten dabei: * Die Bestellung zu prüfen * Die Bestellung zu drucken * Die Bestellung zu archivieren * Bestelldaten in ein anderes System zu importieren * Artikelnummern und Mengen außerhalb von Mathership zu verarbeiten ## Wann Anhänge erstellt werden Anhänge werden erstellt, wenn ein Kunde eine Bestellung sendet. Der Anhang wird automatisch erzeugt und der Bestell-E-Mail an den Lieferanten hinzugefügt. | Bestellmodus | Verhalten des Anhangs | | ---------------------- | ------------------------------------------- | | Senden | E-Mail wird mit Anhang gesendet | | Entwurf | Es wird nicht sofort eine E-Mail gesendet | | Geplant | E-Mail wird nicht sofort gesendet | | Interne Bestellansicht | Bestelldetails sind in Mathership verfügbar | Anhänge werden nur gesendet, wenn eine Bestell-E-Mail gesendet wird. Entwürfe oder geplante Bestellungen erzeugen möglicherweise nicht sofort einen E-Mail-Anhang. ## Verfügbare Anhangsformate Mathership unterstützt derzeit zwei Hauptformate für Anhänge. | Format | Am besten geeignet für | | ------ | --------------------------------------------- | | PDF | Manuelles Lesen, Drucken, Archivieren | | CSV | Excel, ERP-Import, strukturierte Verarbeitung | Wenn kein Format ausgewählt wurde, verwendet Mathership standardmäßig **PDF**. ## PDF-Anhänge PDF-Anhänge enthalten die Bestellung in einem lesbaren Dokumentformat. Verwenden Sie PDF, wenn Sie: * Die Bestellung drucken möchten * Die Bestellung manuell lesen möchten * Die Bestellung als Dokument archivieren möchten * Die Bestellung intern weiterleiten möchten * Eine klare visuelle Bestellübersicht behalten möchten PDF ist meist die beste Option für Teams, die Bestellungen manuell bearbeiten. ## CSV-Anhänge CSV-Anhänge enthalten Bestellpositionen in einem strukturierten Tabellenformat. Verwenden Sie CSV, wenn Sie: * Bestellungen in ein anderes System importieren möchten * Bestellungen in Excel öffnen möchten * Bestellungen in einem ERP-Ablauf verarbeiten möchten * Artikelnummern und Mengen kopieren möchten * Die Bestellbearbeitung automatisieren möchten Die CSV-Datei kann Informationen zu Bestellpositionen enthalten, zum Beispiel: | Feld | Bedeutung | | ------------- | ------------------------------------------- | | Artikelnummer | Artikelnummer des Lieferanten | | Artikelname | Produktname | | Menge | Bestellte Menge | | Gebinde | Verpackungs- oder Einheiteninformation | | Gesamtpreis | Zeilensumme, sofern ein Preis verfügbar ist | ## Sprache der CSV-Spalten Die CSV-Spaltennamen können von der ausgewählten Sprache des Kunden abhängen. Für deutsche Benutzer kann die CSV-Datei deutsche Spaltennamen verwenden. | Deutsche Spalte | Bedeutung | | --------------- | ------------- | | Artikelnummer | Artikelnummer | | Artikelname | Artikelname | | Menge | Menge | | Gebinde | Verpackung | | Gesamtpreis | Gesamtpreis | Für andere Sprachen können englische Spaltennamen verwendet werden. | Englische Spalte | Bedeutung | | ---------------- | ---------------------- | | Article Number | Artikelnummer | | Article Name | Produktname | | Quantity | Bestellte Menge | | Packaging | Verpackungsinformation | | Total Price | Zeilensumme | ## Anhangsformat ändern Das Anhangsformat kann in den Einstellungen des Kundenunternehmens geändert werden. Verfügbare Formate sind: * PDF * CSV Das ausgewählte Anhangsformat gehört zum Kundenunternehmen. Es wirkt sich auf Bestell-E-Mails aus, die von diesem Kundenunternehmen an Lieferanten gesendet werden. ## Warum die Einstellung zum Kunden gehört Das Anhangsformat wird beim Kundenunternehmen gespeichert, weil verschiedene Kunden unterschiedliche Anforderungen an die Verarbeitung haben können. Zum Beispiel: | Kunde | Bevorzugtes Format | Grund | | ------------------------- | ------------------ | ------------------------------- | | Kleines Restaurant | PDF | Manuelle Bestellbearbeitung | | Filialkunde | CSV | Import in internes System | | Büroteam | PDF | Einfaches Weiterleiten | | Automatisierter Einkäufer | CSV | Strukturierte Datenverarbeitung | ## Dateinamen Mathership erstellt Dateinamen für Anhänge automatisch. Der Dateiname kann Informationen enthalten wie: * Kundennummer * Bestell-ID * Zeitstempel * Kunden-E-Mail * Mathership-Referenz Beispiel für einen PDF-Dateinamen: `4711_order_123_1710000000000_customer_at_example_de_mathership.pdf` Beispiel für einen CSV-Dateinamen: `4711_order_123_1710000000000_customer_at_example_de_mathership.csv` Dies hilft Lieferanten, den Anhang dem richtigen Kunden und der richtigen Bestellung zuzuordnen. ## Kundennummern in Dateinamen Wenn für die Lieferanten-Kunden-Beziehung eine Kundennummer vorhanden ist, kann Mathership diese in den Dateinamen aufnehmen. Das ist hilfreich, wenn Lieferanten Kundennummern in ihrem ERP-, Buchhaltungs- oder internen Bestellverarbeitungssystem verwenden. Wenn keine Kundennummer vorhanden ist, kann Mathership stattdessen die ID des Kundenunternehmens verwenden. ## Fehlende Preise Anhänge können auch erstellt werden, wenn bei einigen Produkten Preise fehlen. Wenn Preise fehlen: * Die Bestellung kann trotzdem gesendet werden * Die Produktzeile kann trotzdem erscheinen * Fehlende Summen können als nicht verfügbar angezeigt werden * Die vollständige Bestellsumme kann fehlen oder unvollständig sein Wenn Sie CSV-Dateien für einen automatisierten Preisimport verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Produktpreise korrekt gepflegt sind. ## Bestellsummen Wenn Preise verfügbar sind, kann Mathership Zeilensummen und eine Bestellsumme berechnen. Wenn ein oder mehrere Preise fehlen, ist die Bestellsumme möglicherweise nicht vollständig verfügbar. | Situation | Ergebnis | | ------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- | | Alle Produkte haben Preise | Zeilensummen und Bestellsumme können berechnet werden | | Einige Produkte haben fehlende Preise | Eine vollständige Bestellsumme ist möglicherweise nicht verfügbar | | Keine Produktpreise vorhanden | Der Anhang enthält trotzdem Mengen und Produktinformationen | ## E-Mail-Empfänger Bestell-E-Mails mit Anhängen werden an die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse des Lieferanten gesendet. Wenn keine Benachrichtigungs-E-Mail konfiguriert ist, kann Mathership die E-Mail-Adresse des Lieferantenbenutzers verwenden. Lieferanten sollten ihre E-Mail-Adresse für Bestellbenachrichtigungen aktuell halten, damit keine Bestellungen übersehen werden. ## Beispiel: PDF-Bestellanhang Ein Restaurant gibt eine Bestellung auf und das Kundenunternehmen verwendet PDF-Anhänge. | Feld | Beispiel | | --------- | --------------------------------------------- | | Kunde | Main Restaurant | | Lieferant | Fresh Food Supplier | | Format | PDF | | Ergebnis | Lieferant erhält ein lesbares Bestelldokument | Das ist hilfreich, wenn der Lieferant Bestellungen druckt oder manuell verarbeitet. ## Beispiel: CSV-Bestellanhang Ein Restaurant gibt eine Bestellung auf und das Kundenunternehmen verwendet CSV-Anhänge. | Feld | Beispiel | | --------- | ------------------------------------------------ | | Kunde | Main Restaurant | | Lieferant | Fresh Food Supplier | | Format | CSV | | Ergebnis | Lieferant erhält eine strukturierte Bestelldatei | Das ist hilfreich, wenn der Lieferant Bestellungen in Excel oder ein anderes System importiert. ## Beispiel: Fehlender Produktpreis Für ein Produkt ist in Mathership kein Preis gespeichert. | Feld | Beispiel | | -------- | -------------------------------------------------------------------------- | | Produkt | Tomatenkiste | | Menge | 3 | | Preis | Fehlt | | Ergebnis | Produkt erscheint, aber der Gesamtpreis ist möglicherweise nicht verfügbar | Die Bestellung kann trotzdem gesendet werden. ## Best Practices ### PDF für manuelle Arbeitsabläufe verwenden Wählen Sie PDF, wenn Ihr Team Bestellungen manuell liest, druckt oder weiterleitet. ### CSV für Systemabläufe verwenden Wählen Sie CSV, wenn Sie Bestellungen in Excel, ein ERP-System oder ein anderes Verarbeitungssystem importieren möchten. ### Produktdaten sauber halten CSV-Dateien sind nur so nützlich wie die zugrunde liegenden Produktdaten. Pflegen Sie: * Artikelnummern * Produktnamen * Verpackungen * Preise ### Kundennummern pflegen Kundennummern helfen dabei, Bestellungen in internen Systemen zu identifizieren. Fügen Sie Kundennummern hinzu, wenn Sie Kunden mit Lieferanten verbinden. ### Format vor dem produktiven Einsatz testen Bevor Sie sich auf den CSV-Import verlassen, testen Sie das Dateiformat mit Ihrem internen System. Prüfen Sie: * Spaltennamen * Trennzeichen * Artikelnummern * Mengenformat * Preisformat * Zeichencodierung ## Häufige Probleme ### Lieferant erhält PDF, erwartet aber CSV Prüfen Sie die Einstellung für das Anhangsformat des Kundenunternehmens. Die Einstellung muss von PDF auf CSV geändert werden. ### Lieferant erhält CSV, möchte aber PDF Ändern Sie das Anhangsformat des Kundenunternehmens zurück auf PDF. ### CSV kann nicht importiert werden Prüfen Sie, ob Ihr Zielsystem Folgendes erwartet: * Andere Spaltennamen * Ein anderes Trennzeichen * Eine andere Dezimalformatierung * Eine bestimmte Zeichencodierung * Erforderliche Artikelnummern ### Anhang enthält fehlende Preise Prüfen Sie, ob Produktpreise für die Lieferantenprodukte gepflegt sind. Fehlende Preise können vollständige Summenberechnungen verhindern. ### Lieferant hat die E-Mail nicht erhalten Prüfen Sie, ob: * Die Bestellung gesendet und nicht als Entwurf gespeichert wurde * Die Bestellung nicht nur geplant wurde * Die Benachrichtigungs-E-Mail des Lieferanten korrekt ist * Die E-Mail nicht im Spam-Ordner liegt * Die E-Mail-Adresse des Lieferanten aktiv ist ### Dateiname zeigt nicht die erwartete Kundennummer Prüfen Sie, ob eine Kundennummer auf der Lieferanten-Kunden-Beziehung gespeichert ist. Wenn keine Kundennummer vorhanden ist, kann Mathership eine andere Kundenkennung verwenden. ## Verwandte Seiten Erfahren Sie, wie Bestell-E-Mails an Lieferanten gesendet werden. Vollständige Details einer Bestellung anzeigen. Kundennummern für Lieferanten-Kunden-Beziehungen verwalten. Kunden-Lieferorte verstehen, die in Bestellungen verwendet werden.